Négy dolog, amit ha betart, nem esik szét minden a keze között

Balaton László az Ersténél vezényelt le egy viszonylag nagy projektet egy jogszabályi átállással összefüggésben, kedden megválasztották érte az év projektmenedzserének, most Varga Mihály NGM-miniszter adta át a díjat a Magyar Projektmenedzsment Szövetség keddi eseményén.

Balaton Lászlótól pedig azt kértük, mondja el, mire érdemes figyelni, ha valaki belevág egy bonyolultabb feladatba.

1. Legyenek pontosan definiálva a célok.

Ez nagyon banálisan hangzik, ennek ellenére sokszor már itt elbukik minden. Ha nem lehet tudni, hogy egészen pontosan mit akarunk elérni, nincs pontosan meghatározva az, hogy hová szeretnénk eljutni, gyakorlatilag lehetetlen megítélni, hogy jó irányba haladunk-e. Elválasztani a fontos és nem fontos dolgokat, meghatározni a szükséges erőforrásokat, megtervezni a lépéseket csak úgy lehet, ha teljesen világos, hogy hová szeretnénk eljutni. Hogy lehetne sikeres bármi, ha nem tudjuk azt sem, hogy mit tekintünk eredménynek?

2. Fontos a csapat

A nagyobb feladatok végrehajtása általában több, néha több száz ember összehangolt munkáját igényli, és hiába találtunk ki mindent papíron, ha aztán a gyakorlatban elbukik, mert nem az alkalmas emberekre bíztuk a végrehajtást.

„Egy nagy projektben nem lehet minden feladatot központilag irányítani, ahol csak lehet, törekedni kell a felelősségek minél alacsonyabb szintre történő delegálására. Támogatni kell a felelősségtudat kialakulását, amelyet segítenek az apró figyelmességek, az emberekre való odafigyelés, a szép szó és a figyelem” - mondta Balaton.

3. Fontos az érintett-menedzsment

Ez leegyszerűsítve azt jelenti, hogy érdemes szélesebb kontextusban vizsgálni az adott folyamatot, feltérképezni a projekt érintettjeit, azt, hogy kitől függ a végrehajtás sikere, kinek mik az érdekei és ezek hogyan hatnak egymásra. Sokszor egymással konfliktusban lévő érdekeket kell összehangolni ahhoz, hogy a dolgok működjenek, ehhez azonban fel kell ismerni az elvárásokat. Ahhoz, hogy sikeresen jöjjünk ki a dologból, rendszeresen kommunikálnunk kell az érintettekkel.

Gondoljunk például egy útfelújításra: az önkormányzat azt szeretné, hogy meglegyen az út a választásokig, a környéken lakók, hogy ne zajongjanak sokat, az adófizetők, hogy ne legyen túl drága, és legyen jó minőségű, ezen kívül megjelennek a szakmai elvárások, határidők, munkások, beszállítók, intézmények, hivatalok érdekei. A projektnél ezeket mind figyelembe kell venni.

4. Időben fel kell ismerni a kockázatokat!

Bármennyire is jó embereket válogattunk össze, feltérképeztük az érintettek érdekeit, és világosan meghatároztuk, hogy mik a célok, akkor is számtalan ponton még félrecsúszhat a megvalósítás.

Csúszó határidők, megugró költségek, emberi tényezők - akármi közbe jöhet, ami miatt borulnak az elképzeléseink. Hatalmas szükség van ezért jó helyzetfelismerésre és arra, hogy időben azonosítsuk a kockázatokat, ne jussunk el a tűzoltásig. "Azelőtt kell felismerni helyzetet, mielőtt bekövetkezne" - mondta Balaton.

Kövesse az Indexet Facebookon is!

Követem!