2.1. Bevezetési kritériumok
Bármennyire is csábító szakmailag a rendszer bevezetése, bármennyire is elkötelezett a felsővezetés vagy nagy a piaci nyomás, csak akkor vezessük be rendszert, ha
Ha kialakításra került a szervezet kompenzációs politikája, s azon belül meghatározásra és elfogadottá kerültek a juttatási formák
A felsővezetés elkötelezett a változásban
Elegendő idő áll rendelkezésünkre mind az előkészítés/szabályozás, a rendszer adminisztratív bevezetésének, mind a bevezetés kommunikációjának előkészítésre
Ha kellő erőforrás (emberi erőforrás szakember, kommunikációs szakember, IT támogatottság, adminisztrációs személyzet) áll a rendelkezésünkre
2.2. Elfogadottság növelése
2.2.1. Transzparencia
A juttatási rendszerek legnagyobb hátránya, hogy a vállalati vagy egyéni szinten megjelenő anyagi erőforrások nem mindig transzparensek. Bármilyen munkavállalói ellenállást jelentősen csökkenthetünk, ha a költségeket a munkavállalók részére egyértelművé tesszük: vállalati szinten, költségnemenként, vagy egyéni szinten, a kompenzációs csomag részeként.
2.2.2. Források
A szakmai tapasztalatok alapján a választható béren kívüli juttatások költség forrásait vállalati oldalról legtöbször elő lehet teremteni a meglévő juttatási rendszer forrásainak átstruktúrálásával; ugyanakkor egy új rendszer bevezetésénél nagy mértékben növeli a támogatottságot és komoly meggyőző erőt jelent valamennyi többletforrás bevonása, és annak kommunikációja a munkavállalók felé.
2.2.3. Érdekképviseletek meggyőzése
Az elfogadtatás sikerét elősegíti, ha az érdekképviseleti szerveket (szakszervezet, üzemi tanács) már a bevezetés előkészítési fázisától kezdve bevonjuk a folyamatba; ismertetjük velük a rendszer filozófiáját, érvekkel, transzparens kimutatásokkal igyekszünk megnyerni őket a változásnak. Lehetőség szerint a kidolgozási folyamat alatt rendszeresen tájékoztassuk őket az elért eredményekről, adjunk helyet javaslataiknak az elemek kiválasztására, a szabályozásra vonatkozóan.
2.3. Projekt működtetése
A sikeresség és hatékonyság érdekében érdemes a feladat bevezetési szakaszára projekt teamet létrehozni. A csapatba célszerű tagokat delegálni a számítástechnika, a számvitel, a kontrolling, a belső ellenőrzés területéről, akik a HR terület kompenzációért felelős szakemberének vezetésével szakértőként tudnak együttműködni a szabályozások kialakításában, és elkészítik a rendszer működési modelljét.
2.4. Időigény
Ahhoz, hogy a bevezetés körüli lehetőleg összes problémát kiküszöböljük és a megfelelő számítástechnikai háttérrel támogatott adminisztrációs és számviteli szabályozás készen álljon; az előkészítési munkálatokat fél évvel a rendszer indulása előtt célszerű elkezdeni.
2.5. Bevezetési időpont
A rendszer bevezetési időpontját sajátosságai miatt (éves keretösszeg kerül meghatározásra, a vállalat és az egyén adózását érinti) a pénzügyi év elejére érdemes tervezni.
2.6. A sikeresség egyik záloga: elemek kiválasztása
A rendszer sikeressége nagy mértékben múlik az elemek kiválasztásán, hiszen ez a rendszernek az a pontja, ahol a legjobban érvényesülhet az alkalmazottak motivációja, aktivitása, szabad választása, saját igényeinek érvényre juttatásának érzete.
2.6.1. Sikeres elemek kritériumai
A munkavállalók tapasztalatai alapján a munkavállalók között azok az elemek aratnak nagy sikert, amelyek
figyelembe veszi a munkavállalói fogyasztási szokásokat
illeszkednek a vállalat munkatársi összetételéhez
valódi ösztönző jellege van, tehát olyan elem, amelyre az igény megvan a munkavállalók között
szem előtt tartja az addigi munkavállalói hagyományokat
adókímélőek
2.6.2. Hogyan válasszuk ki az elemeket?
Az elemek kiválasztásához elengedhetetlen az addigi juttatási rendszer elemeinek alapos elemzése, más munkáltatóknál végzett benchmark. Az igényekről reális képet kapunk és a munkavállalói támogatottságot is növeljük, ha a rendszer kialakítása előtt a munkatársak között egyszerűbb felméréseket végzünk, fórumot működtetünk a javaslatok közzétételére. Fontos információval szolgálhatnak az érdekképviseleti szervek javaslatai is, amelyek beépítésére mód nyílik anélkül, hogy a munkáltatói felkasználási cél sérülne.
2.7. Kommunikáció
Az új juttatási rendszer a bérezés érzékeny eleme, hiszen a legtöbb munkavállaló még mindig előnyben részesíti a készpénzben kifejeződő juttatási formákat. Ha nem is sikerül rögtön meggyőzni a munkatársakat; kellően előkészített, több csatornás kommunikációval el tudjuk fogadtatni a rendszer kínálta lehetőségeket. Jól időzített ütemterv alapján, az információáramlás minél több lehetőségét kihasználva célszerű "megkeresni" a munkatársakat: belső prezentációk, találkozók az érdekképviseleti szervekkel, intranetes fórum, FAQ működtetése, telefonos-intranetes help desk szolgálat működtetése, ajánlati "egységcsomagok" készítése, munkavállalói kézikönyv kiadása.
2.8. Adminisztráció
A rendszer folyamatos működtetése (nyilatkoztatás, rögzítések, elszámolások, ellenőrzések, könyvelések, utalások, a munkaügyi feladások stb.) egyértelműen adminisztrációs többletterhet fog róni a HR területre. A bevezetés előtt célszerű erre vonatkozóan költségelemzéseket végezni; melynek eredményként lehetőségként merülhet fel az adminisztráció kiszervezése vállalaton kívülre.
2.9. IT-támogatottság
A kafetéria működtetése mindenképpen adminisztráció növekedéssel fog járni. A bevezetési folyamat alatt elengedhetetlen annak a felmérése, majd modellezése és megvalósítása, hogy a meglévő informatikai támogatottság képes-e kiszolgálni a rendszer működését, hogyan lehet az adatokat a bérszámfejtési rendszerrel összekapcsolni; hogyan illeszkedik a meglévő HR informatikai rendszerhez, illetve hogyan jutnak be az adatok a szervezet főkönyvébe.
