Küldje el ezt a cikket barátjának, ismerõsének!
Nyomtatható változat

A titkárság tehát már nem a vezető kényelmét, hanem a hatékony munkavégzést kell hogy szolgálja. Ehhez azonban szükség van arra, hogy az asszisztens kellően felkészült legyen, s a főnök bizalmát élvezve részt kapjon az érdemi munkában.

A "titkárnő" meglehetősen elkoptatott kifejezéssé vált Magyarországon, jóllehet a poszttal szembeni elvárások rohamosan növekedtek az utóbbi időben. A vezetők mellé felvett segítő alkalmazottak szerepe ma már nem a vezető életének kényelmesebbé tételéről, sokkal inkább a munkavégzés hatékonyságának növeléséről szól. Mivel a tendencia a nyugati piacgazdaságok viszonyrendszerének megfelelően alakul, e kulcspozíció megnevezésére is mind gyakrabban használják az "asszisztens" kifejezést.

A titkárok és titkárnők, menedzserasszisztensek, marketing- vagy jogi asszisztensek, iroda- és titkárságvezetők voltaképpen mind hasonló foglalkozást takarnak. Azonos ugyanis bennük az, hogy mindannyian az intézményi vezetést segítik, ezért a szakirodalom már meg is alkotta a "vezetést támogató szakma" kifejezését - fogalmaz Vince Ágnes, az Európai Menedzserasszisztensek Magyarországi Egyesületének (EUMA) elnöke. A leendő asszisztensek oktatásával és a már ilyen pozícióban dolgozók továbbképzésével is foglalkozó szakember nagyon fontosnak érzi a megfelelő felkészültséget, háttértudást. Mint mondja, jelenleg már felsőfokú képesítést ad az úgynevezett titkárságvezetői tanulmány. Ez az általánosságban elterjedt egyéves képzést meghaladóan kétéves kurzust jelent, ahol a jelöltek titkársági, levelezési és számítógépes ismereteket sajátíthatnak el. Ez utóbbi terén a szövegszerkesztők, táblázatkezelők és az internet használata a legfontosabb, ha ugyanis valaki magabiztosan tudja már ezen programokat használni, akkor jó eséllyel elvárható, hogy bármely cég belső saját hálózatának vagy speciális programjának használatát is viszonylag hamar elsajátítja. A tanfolyamok ezen túlmenően pénzügyi, jogi és vállalkozási ismeretekkel is felvértezik a hallgatókat. Fontos, hogy ezen ismeretek által megfelelő háttértudásra tegyenek szert, így minél hatékonyabban tudjanak bekapcsolódni az adott cég vagy intézmény vezetésének munkájába. Az alapvető gazdasági öszszefüggésekkel pedig a makro- és mikroökonómiai bevezető tanulmányokkal ismertetik meg az asszisztensjelölteket.

A megfelelő tudás mellett azonban ezen ismeretek hatékony továbbadása is legalább olyan fontos. Ezt szolgálja a prezentációs és nyelvi tudás fejlesztése. Az előbbi összeszedett gondolkozásra, lényeglátásra és logikus érvek és magyarázatok kialakítására készít fel, az utóbbi pedig a közvetlen kommunikáció eszköze. Ma ugyanis már Vince Ágnes szerint megfigyelhető, hogy olyan cégek is elvárják az idegen nyelvek ismeretét, ahol azt a napi munkában nem is használják. Az anyanyelvtől különböző nyelv, illetve kultúra elsajátítása ugyanis a mellett, hogy tágítja az illető világszemléletét, a tanulásra és kapcsolatfelvételre való képességet is bizonyítja.

Minden megszerzett ismeret ellenére a tapasztalat egyértelműen rávilágít, hogy jó titkár csak jó főnök mellett válhat valakiből. Amennyiben ugyanis egy főnök nem ismerteti az intézmény és osztálya terveit asszisztensével, nem várhatja el tőle, hogy ahhoz tartsa magát, hogy azzal azonosuljon, sőt hozzá tudjon járulni az ügyek előbbreviteléhez. Ha nem közli beosztottjával, hogy hová megy és körülbelül mikorra ér vissza, lehetetlenné teszi, hogy titkára a főnök munkáját előkészítse és azt segítse. Kétségtelen viszont, hogy egy titkár még véletlenül sem késhet le egy határidőt, soha nem lehet rosszkedvű vagy ideges. A jó időgazdálkodás is hozzátartozik tehát azon kvalitásokhoz, ami egy menedzserasszisztenstől szintén elvárható.

A fent említett elemekből egyértelműen kirajzolódik, hogy a titkár egész magatartása befolyásolja vállalata sikerét, hiszen ővele találkozik mind a partner, mind az ügyfél először, az ő magatartásából von le jó vagy rossz következtetést a cégről. Nyugodtan kijelenthető tehát, hogy az asszisztens meghatározza a cég imázsát