Miklós
-7 °C
2 °C

Nagyobb biztonság az Outlook használata során V.

2002.02.22. 12:38
A cikksorozat előző részeiben arról volt szó, hogy hogyan lehet és kell a méretkorlátokat figyelembe venni a program használata során, miképpen lehet adatainkat archiválni, védeni és megosztani másokkal. Ebben a cikkben a levél küldési folyamatával, annak szabályozásával, és a visszajelzési lehetőségekről lesz szó.
A küldés folyamata

Az Outlook, az üzenetváltások során az üzeneteket több mappában is tárolja. Ha egy levelet nem tudunk befejezni, vagy küldését későbbre halasztjuk, mentése után a Piszkozatok mappába kerül, ahonnét küldés esetén magától törlődik. Küldéskor a levél két példánya jön létre. Az egyik bekerül az Elküldött elemek mappába, a másik pedig attól függően, hogy folyamatos kapcsolatban vagyunk-e a szerverrel, továbbításra kerül, vagy a kapcsolat létrejöttéig megül a Postázandó mappában.

A levél elküldött változata a címzett Beérkezett üzenetek mappájába kerül, ha az illető szabályvarázslója más irányba nem tereli.

Ha a levél küldésekor beállítottunk valamilyen visszajelzést, a rendszer az adott esemény bekövetkeztekor visszajelző levelet küld a számunkra.

A visszajelzés a mi gépünk Beérkezett üzenetek mappájába érkezik. Ezen üzenetek tartalmát feldolgozásuk után hozzákönyveli a rendszer az Elküldött elemek mappában levő eredeti példányhoz.

Azt, hogy információt könyvelt a rendszer az adott levélhez, onnan ismerhetjük fel, hogy kis i betűt ragaszt a program boríték-ikonjához.

Az ilyen levél kibontása után a Nyomonkövetés fülről olvashatjuk le a levél állapotát, azaz azt, hogy ki mikor kapta meg, olvasta, vagy törölte olvasatlanul a levelünket.

Küldési jellemzők beállítása

Ahogyan a hagyományos levelek esetén is megadhatunk különböző feladási jellemzőket (ajánlott, expressz, stb.) úgy az elektronikus levelezésnél is lehetőségünk van hasonlókra.

A küldéssel kapcsolatos beállításokat a Beállítások ikonnal adhatjuk meg.

A művelet hatására az alábbi ablak jelenik meg:

A levelet fontossága szerint három csoportra oszthatjuk:

Átlagos, Nem sürgős (),Sürgős () A címzett ezt a besorolást a beérkezett üzenetek listájának első oszlopáról tudja leolvasni.

Levelünk illetéktelenek általi elolvasását az Adatvédelem mezőcsoport Üzenet tartalmának, és mellékleteinek titkosítása, valamint a Digitális aláírás hozzáadása a kimenő üzenethez funkciókkal gátolhatjuk meg, ha erre a rendszergazda lehetőséget biztosít a számunkra.

Az Outlook szerint az üzenetek tartalma Átlagos, Személyes, Magánjellegű, vagy Bizalmas lehet. E megjelöléseket az üzenet kinyitásakor lehet leolvasni az ablak felső részén levő információs sorból.

Szavazógombok alkalmazásával egyszerű módon értékelhetjük ki a válaszlevelek tartalmát.

Egy fontos üzenet küldése kapcsán szükséges lehet tudni azt is, hogy mi lett a sorsa a feladása után. A Visszaigazolás az üzenet kézbesítésekor, és a Visszaigazolás az üzenet elolvasásakor opció egyaránt ezt a célt szolgálja. Az előbbi arról tájékoztat, hogy a levél megérkezett-e, vagy sem a címzetthez. Az utóbbi pedig arról tudósít bennünket, hogy a címzett kinyitotta-e, vagy olvasatlanul törölte-e ki küldeményünket.

Sokszor fordul elő, hogy az üzenet küldője a levelére kapott választ már az ügyintézőjére bízná. Ha tehát a levelünkre kapott választ a mi kihagyásunkkal egyenesen másnak kívánjuk továbbítani, adjuk meg az illető személy nevét a Választ megkapja mezőben.

Az elküldött üzeneteket alapértelmezés szerint az Elküldött üzenetek mappában tárolja az Outlook. Ha ettől az adott esetben el kívánunk térni, állítsuk be a kívánt mappát az Elküldött üzenetek mentése opcióban.

Ha egy levelet egy megadott időpont után kívánunk csak elküldeni (például egy rendezvény megkezdése előtt néhány nappal informálni üzleti partnereinket), állítsuk be ezt a Küldés legkorábban mezőben.

Ha egy levelünk egy bizonyos idő elteltével aktualitását vesztené (pl hétvégi kirándulásra való meghívás), akkor az Elévülés dátuma mezőben rendelkezhetünk arról, hogy az üzenet meddig legyen elérhető a címzett számára.

Az Outlook-ban végzett tevékenységeink összefogására szolgál a kategóriák megadása. Ha például egy projekttel kapcsolatban vannak naptárbejegyzéseink, feladataink, leveleink, stb., célszerű a könnyebb összekereshetőség kedvéért kategóriákkal összerendelni azokat.

A cikksorozat következő és egyben befejező részében az elhamarkodottan elküldött levelek visszahívásáról, és a levelek újraküldéséről lesz szó.