Vilma
-7 °C
4 °C

A bürokrácia diszkrét bája

A rosszul kialakított informatikai ügyviteli rendszer nemhogy csökkentené, hanem éppenséggel növeli az ügyintézési időt. A hivatalokban kígyózó sorok létrejötte több okra vezethető vissza.
Az informatikai eszközök bevezetése nem csak előnyökkel, de igen komoly hátrányokkal is járhat, ha nem a megfelelő eszközök felhasználásával, rosszul kialakított folyamatokat támogatunk összecsapott programok segítségével. A nem megfelelően kialakított rendszert onnan lehet a legkönnyebben felismerni, hogy a korábbiakhoz képest megnövekszik az ügymenet időigénye, óriási sorok kígyóznak az átalakított ügyviteli helyek környékén. Milyen okokra vezethetők vissza az ilyen problémák?

Megnövekedett adatigény

Az egyik leggyakoribb oka a rendszerek lelassulásának az adatigény megsokszorozódása. Sok helyen, ahol áttérnek a számítógépes adatfeldolgozásra, (evés közben jön meg az étvágy) olyan adatokat is bekérnek, melyekre korábban senkinek nem volt szüksége, de az új rendszer lehetővé tette ezek begyűjtését is. Ha lehet, akkor kell is alapon, igen sok helyen rögzítenek adatokat. Érdekes lenne egyszer a személyes adatok védelméről szóló törvény szelleme szerint megvizsgálni, hogy vajon jogos-e ez az óriási adatéhsége a hivataloknak, cégeknek.

Elrettentő példaként egyik múzeumunkat említhetném, amely a jegy kiadásához bekér egy csomó adatot, melyet azután rányomtat a papírra. Ha ezt hagyományos módon tenné a pénztáros, minden bizonnyal azonnal venni lehetne az akadályt, szemben a jelenlegi, akár egy órás várakozási idővel.

Hibás folyamatszervezés

Hibás folyamatszervezésre szinte minden hivatalban találhatunk példát, de talán a kórházak azok a pontok, ahol ez - szó szerint - a legfájóbban köszön vissza. A "korszerű" kórházi rendszereknél elsőként egy betegfelvételi helyre kell menni, ahol hosszú sorban állás után felveszik minden adatunkat (lásd: megnövekedett adatigény), csak ezután indulhatunk el a rendelők felé. Míg korábban az egyes rendelőknél elosztva jelentkezett az adminisztrációs igény, addig ez most egyetlen ablaknál összpontosul.

Sajnos a bürokrácia a sürgős eseteknél is gőzerővel működik. Egyik ismerősömet két hete vitték eszméletlen állapotban rohamkocsival kórházba. Két óra hosszat tartott, míg a többi "sürgős" beteg között az ő adatait is feldolgozták, csak azután kerülhetett az intenzív osztályra. Rendnek kell lenni. Ha valaki átjut a bürokrácia első védvonalán, az orvosi rendelők előtt várhat, mert az egyszer már felvett adatok újragépelésével van éppen elfoglalva az orvos. Mit lehet erre mondani?

Nem megfelelő eszközök

A nem megfelelő hardvereszközök legjellemzőbb példái az orvosok és a különféle hivatalok rég elavult, lassú mátrixnyomtatói. Az utóbbi időben többször kellett kisebbik lányommal orvoshoz menni. Az öt perces kontroll után bő tíz percig gépelt az orvos legalább háromféle nyilvántartó programba, majd egy negyedóráig nyomtatott ütött-kopott tűs nyomtatójával.

Persze nem csak a perifériák, de a gépek és a hálózatok is lehetnek alkalmatlanok. Ki ne tudna példákat mondani gépleállás miatti sorban állásokra, vagy olyan esetekre, amikor a gép hibája miatt kellett dolgavégezetlenül hazakullognia.

A fővárosban és vidéken sok helyen lecserélték a Posta informatikai rendszerét. A koncepció igen nemes és szép, minden ablaknál mindent el lehessen intézni. A program csakugyan mindent tud, csak éppen a szkennelés és a nyomtatás megy nehezen vele.

Az eszközök közül utolsónak vettem a programokat, melyek igen sok bosszúságot okoztak már gépkezelőnek és ügyfélnek egyaránt. Ki ne találkozott volna olyan szoftverrel, mely éppen akkor "adta be a kulcsot", amikor mi kerültünk sorra, vagy emlékezzünk a 0 forintos tartozásainkra, melyek miatt éppen hogy nem kapcsolták ki a telefonunkat, stb.

Olcsó húsnak milyen is a leve?

Az iménti problémák alapja elsősorban a rosszul felfogott takarékosságban keresendő. Sokan azt gondolják, hogy a kevesebb gépkezelő, az olcsóbb hardver vagy szoftver olcsóbb ügymenetet is jelent, pedig ez egyáltalán nem mondható el. Ha a rendszer teljes életciklusára vetítenénk a költségeket, az úgynevezett "olcsó" rendszerek messze többe kerülnek, mint drágább, de megbízható társaik.

Ennek oka elsősorban ott keresendő, hogy a javításokból, adatvesztésből, haszontalan állásidőből eredő károk, az állandó túlórából eredő költségek bizony alaposan megdobják a rendszerre fordított forintok számát. És akkor még szó sem esett a céget ért presztízsveszteségről, ami könnyedén ablakon kidobott pénzzé változtatja a marketingbe ölt milliókat.

Kreuzenstein mesevára

Nézd meg Te is Laczko legújabb fotóit!

US Virgin Islands

Sosem láttál még ilyen gyönyörű helyet!