Ferenc, Olívia
-2 °C
4 °C

KÜRT-kurzus

2001.12.20. 10:24
Az Excel az illetéktelen hozzáférés, a követhetetlen módosítások és adatvesztés ellen kínál különféle megoldásokat. A beépített megoldások egy részét természetesen itt is ki lehet játszani, de a semminél mindenképpen többet érnek.
Illetéktelen hozzáférés elleni védelem

A beállítások egy része a mentési ablak Eszközök gombján levő Általános beállítások funkcióról érhető el.

Amennyiben mentéskor, a mentési beállításoknál a Jelszó betekintéshez mezőt töltjük ki (visszakérdezés után meg kell ismételni a megadását), a felhasználók csak úgy férhetnek hozzá az Excel fájlunk tartalmához, ha a megnyitáskor megadják a korábban rögzített jelszót.

Módosítás elleni védelem

A módosítás ellen többféle módszert is ismer az Excel:

1. Letilthatjuk a módosítást, ha a felhasználó nem ismeri a jelszót. Ezt a mentési beállításokban a Jelszó írásvédelemre kitöltésével és megerősítésével aktiválhatjuk. A felhasználó csak a jelszó ismeretében nyithatja meg teljes joggal a dokumentumot, e nélkül csak olvashatja.

2. Ajánlhatjuk, hogy a felhasználó módosítás nélkül csak olvassa a szöveget. A mentési beállításokban a Figyelmeztet a módosítás elkerülésére opcióval figyelmeztethetjük a felhasználót arra, hogy lehetőleg csak olvasásra nyissa meg a dokumentumot a véletlen módosítások megakadályozására.

3. Csak a változások nyomonkövetésével engedjük módosítani a tábláinkat (pl.: ha egyszerre többen módosítunk a táblán). Az Eszközök menü Védelem almenüjében a Munkafüzet közössé tétele és védelme funkciónál kapcsoljuk be a Közös használat a változások nyomonkövetésével kapcsolót és adjunk meg egy jelszót! Így minden felhasználó módosíthat a táblákban, mentéskor láthatják a többiek változtatásait, adatütközéskor el lehet dönteni, hogy kinek a változata legyen az elfogadott.

A közös használat finomhangolását az Eszközök menü Közös használat funkciójában végezhetjük el. Így például, ha módosítani szeretnénk azon napok számát, ameddig a Microsoft Excel megőrzi az osztott munkafüzet változási előzményeit (az alapértelmezés 30 nap), válasszuk az Eszközök menü Közös használat parancsát, a megjelenő ablakban pedig a Szerkesztés fület. Jelöljük be a Közös használat engedélyezése négyzetet, és lépjünk a Beállítás fülre. Nézzük meg, hogy a Változtatások nyomon követése csoportban ki van-e jelölve az Előzmények megőrzése opció, ha igen, írjunk be a napig mezőbe annyi napot, ameddig a módosítási előzményeket meg kívánjuk tartani. Ha elkészültünk, lépjünk a Szerkesztés fülre és töröljük a Közös használat engedélyezése négyzetből a pipát, majd üssünk az OK gombra.

4. Csak a megadott helyekre vagyis cellákba engedünk írni (pl.: űrlapok). Az Eszközök menü Védelem almenüjében a Lapvédelem funkcióval levédhetjük az adott lapon lévő cellák tartalmát, formáját, az objektumokat, az eseteket és az elrejtett oszlopokat.

Alapértelmezés szerint ez azt jelenti, hogy sehova sem tudunk írni. Ha bizonyos cellákon engedélyezni szeretnénk a módosítást, kapcsoljuk ki az adott cellán előhívott cellaformázási lapon a Zárolt jelölőnégyzetet (Formátum menü Cellák parancsa, vagy a jobb egérgombra előugró gyorsmenü Cellaformázás pontja)!

Ha egy képletet nem csak a módosítás, hanem a láthatóság ellen is védeni szeretnénk, kapcsoljuk be ugyanitt a Rejtett opciót!

A beállítások más részéhez ismét az Eszközök menü Védelem almenüjéből juthatunk.

5. Védeni kívánjuk a munkafüzet struktúráját, kinézetét: A Füzetvédelem funkcióval védhetjük meg a munkafüzet szerkezetét, ha akarjuk, akár jelszót is megadhatunk. Ha az Ablak opció is be van kapcsolva, akkor az ablak állapota is védelem alá helyezhető. Az így védett füzetből nem törölhetők, nem rejthetők, és nem fedhetők fel munkalapok.

6. Hibás adatbevitel: A hibás adatbevitel megelőzésére egyrészt használhatjuk az Űrlapok eszköztár elemeit, másrészt az Adatok menü Érvényesítés funkcióját.

Adatvesztés elleni védelem

Az Excel az adatvesztés ellen két fő lehetőséget, kínál. Az egyik a Biztonsági másolat, a másik az Automatikus mentés.

Egy fájl ismételt mentésekor a korábbi változat helyére kerül az új tartalom. Ezt a mi szempontunkból úgy is felfoghatjuk, mintha az Excel először megsemmisítené a régi változatot, és ezután hozná csak létre az újat. Művelet közben nincsen meg egyik változatunk sem. Ha ekkor történik üzemzavar, semmi sem marad az anyagunkból. Ennek a lehetőségnek az elhárítására találták ki a Biztonsági másolat funkciót. Ha ez be van kapcsolva, akkor az Excel először átnevezi a régi fájlt, és csak utána hozza létre az újat. Üzemzavar esetén így legalább megmarad az előző változat. A biztonsági másolatot a mentési beállítások adatlapjáról a Biztonsági másolat is készül opcióval érhetjük el.

Sok bosszúságot okozhat bármilyen üzemzavar, ha azelőtt következik be, mielőtt el tudtuk volna menteni az állományunkat. A programkészítők ezért olyan lehetőséget építettek be a programba Automatikus mentés néven, amely meghatározott időnként elmenti az éppen szerkesztés alatt álló munkafüzetet. Az Excelben ezt a funkciót külön aktiválni kell az Eszközök menü Bővítménykezelő funkciójában, az Automatikus mentés elemnél.

Az aktiválás után új menüpont jelenik meg az Eszközök menüben Automatikus mentés néven. Rákattintva az alábbi ablak jelenik meg, a részleteket itt adhatjuk meg.