Mária
-6 °C
-2 °C

Nagyobb biztonság az Outlook használata során IV.

2002.02.21. 11:58
A cikksorozat előző részében a személyes mappafájlok használatáról volt szó. Most ennek egy speciális esetével, az archiválással fogunk foglalkozni.
Archiválás

Archiváláskor a régi elemeket egy speciális személyes mappafájlba helyezi át a rendszer.

Az archiváláshoz egyrészt meg kell adni, hogy mikor történjen az archiválás, másrészt azt is, hogy mi kerüljön a hatálya alá.

Mappák archiválási beállításai

A mappák egyéni archiválási beállításait a mappák adatlapján állíthatjuk be. A mappák tulajdonságait legegyszerűbben a mappa nevén ütött jobboldali egérgomb hatására megjelenő gyorsmenüből az Adatlap paranccsal választhatjuk ki.

Az Archiválás fülön találjuk az ide vonatkozó opciókat.

A Minden elem eltávolítása, amely több mint _ opcióval kérhetjük mappánk tartalmának automatikus archiválását. Az elévülés idejét az ott látható rovatok segítségével állíthatjuk be.

A Régi elemek áthelyezése az alábbi fájlba opcióval az elemek a megadott személyes mappafájlba kerülnek archiváláskor áthelyezésre.

A Régi elemek rendszeres törlése opció használata esetén archiváláskor az elévült elemek másolat készítése nélkül kerülnek végleges törlésre.

Elemek egyedi archiválási beállításai

Kivételeket az adott elemek kinyitása után, a Fájl menü Adatlap parancsának hatására megjelenő ablakban adhatjuk meg, a Ne legyen archiválva opcióval.

Automatikus archiválás

Amennyiben az archiválás feladatát az Outlookra bízzuk, akkor megadott időközönként átvizsgálja a mappáink tartalmát, és a meghatározottnál régebbi elemeinket beállítástól függően, adott fájlba mozgatja, vagy véglegesen törli.

Az automatikus archiválással kapcsolatos beállításokat az Eszközök menü Beállítások funkciójának Egyebek fülén található Archiválás gombra kattintva érhetjük el.

Az automatikus archiválást az Archiválás opcióval, gyakoriságát pedig a mellette levő mezővel szabályozhatjuk be.

Minden archiválási kísérlet megkezdése előtt jóváhagyásunkat kéri az Outlook.

Az Elévült elemek törlése archiváláskor opcióval az Outlook a Törölt elemek mappába helyezi át az elévült elemeinket.

Az Alapértelmezett archív fájl megadásával adhatjuk meg, hogy az archivált elemek hova kerüljenek. A fájl tartalma folyamatosan bővül.

A névjegykártya, és a nyilvános mappák esetén az automatikus archiválás nem használható.

Kézi archiválás

Az archiválás folyamatát magunk is kezdeményezhetjük a Fájl menü Archiválás parancsával.

Az adott mappa kijelölése után a _ dátumnál korábbi elemek archiválása mezőben beállíthatjuk, hogy mely időpontnál régebbi elemek kerüljenek archiválásra.

A "Ne legyen archiválva"-ként jelölt elemeket is opció bekapcsolásával azon elemek archiválását is kérhetjük, melyeket korábban kivontunk e funkció hatóköre alól.

Az Archív fájl mezőben megadhatjuk az archív fájlt.

A Minden mappa archiválása az archiválási beállítások szerint opcióval az archiválást az automatikus archiválás funkció beállításainak megfelelően kérhetjük.

Archív fájlok megnyitása

Az előző cikkben láttuk, hogy hogyan kell megnyitni egy személyes mappafájlt. Az archív fájlokhoz való hozzáférés teljesen megegyezik az ott leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy ezen fájlok neve - ha külön nem változtattuk meg - Archiv.pst, helye pedig a korábban látott ablakok megfelelő rovatából kiolvasható. A fájlnév és elérési út megadását nagymértékben megkönnyíti, ha lemásoljuk a rovat tartalmát (Ctrl+C), majd beillesztjük a megnyitás ablakába (Ctrl+V).

A személyes mappafájlok segítségével is lehetőségünk van az adataink másokkal való megosztására. A cikksorozat következő részében az adatmegosztás egy biztonságos módjával ismerkedünk meg.