Árpád
-2 °C
9 °C

Önkiszolgáló munkaügy

2001.12.14. 12:04
Személyi kartonok, kimutatások gyártása helyett egyre inkább a kvalifikált munkaerő megszerzésére, képzésére és megtartására koncentrálnak a "munkaügyisek". A legújabb számítógépes rendszereknek köszönhetően a vállalati vezetők és az alkalmazottak egyaránt közvetlenül hozzáférnek a számukra fontos személyzeti információkhoz.
Az elmúlt években alaposan átalakult a munkahely fogalma. A hagyományos, hierarchikus szervezetek helyett pókhálószerű struktúrák jöttek létre, ahol a dolgozók kis méretű, független, innovatív csapatokban dolgoznak. A hierarchikus szervezetek leépülésével alapvetően megváltozott a munkavállalók és a munkaadók kapcsolata is. A "biztos állás", a folyamatos foglalkoztatottság ígérete ugyanúgy a semmivé lesz, mint a munkahellyel szembeni korlátlan lojalitás. Az egyetemet végzett pályakezdő munkavállalók nem stabil hosszú távon megtartható állást keresnek, hanem olyan munkahelyet, ahol rövid idő alatt a legtöbb tudást szerezhetik meg.

Papírgyárból koordinátorok

Az új helyzet természetesen megváltozott a személyzeti (HR) munka szerepe is. A HR részleg a korábbi, bürokratikus "papírgyárból" (jobb esetben szolgáltató irodából) fokozatosan a hálózatba szerveződött munkacsapatok és a külső beszállítók közti koordinátorrá alakul át.

Az újfajta HR tevékenység elképzelhetetlen magas szintű gépesítés nélkül. Bár a legfejlettebb országokban már a 60-as évektől használtak számítógépeket, mai szemmel nézve ezeknek az elektroncsöves dinoszauruszoknak legfeljebb történeti jelentőségük van. A mintegy tíz éve megjelent kliens-szerver architektúrán alapuló rendszerek segítségével kezdődhetett el azoknak korszerű HR rendszereknek a kialakítása, amit azután az internet és az e-üzlet megjelenése rendkívül felgyorsított.

Ideje elfelejteni a HR osztályról korábban kialakított képet. A személyzetis munkatársak többé nem formanyomtatványok, személyi kartonok és kimutatások gyártásával foglalkoznak. A korszerű HR munka középpontjában a munkaerő elemzése és a vállalat humántőkéjének stratégiai kezelése áll. Mindez elképzelhetetlen megfelelő informatikai támogatás nélkül.

Vállalatirányítási rendszerrel könnyen megy

A HR szakemberek olyan eszközöket kaptak kezükbe, amelyek segítségével többek között hatékonyan megtervezhetik egy teljes vállalat bérezési-juttatási rendszerét. A bérezési rendszer, a munkajogi előírások előre beépíthetők a programba, ami rengeteg rutinmunkától mentesíti őket.) Az új eszközök hatékonyabbá teszik a munkaerőtoborzást is. A korszerű HRMS (human resource management system - emberierőforrás-menedzselő rendszer) lehetővé teszi, hogy a vezetők és a dolgozók közvetítő igénybevétele nélkül, "önkiszolgáló" módon férjenek hozzá a számukra fontos információkhoz.

A HRMS-nek köszönhetően a vezetők egyebek mellett saját számítógépükről nyomon követhetik az egyes dolgozók adatait, a különböző munkaügyi jelentéseket, az betöltendő állásokra pályázók anyagait, és más hasonló tudnivalókat.

A vezetők naprakész tájékoztatása mellett legalább olyan fontos a dolgozók önkiszolgáló ellátása személyzeti-munkaügyi információkkal. A legfejlettebb ERM (employee retationship management - munkavállalói kapcsolat-menedzsment) rendszerek alkalmazása a dolgozót mentesíti az ügyintézés fáradalmaitól, miközben a személyzeti osztályról is leveszik az adminisztráció és a közvetlen ügyfélkezelés terheit.

Néhány ERM funkció

  • Időmenedzselés. Elektronikus "jelenléti ív" a munkában töltött idő, a túlórák és a tervezett munkák nyilvántartása.
  • A vállalati juttatások követése, igénybevétele, nyilvántartása
  • Fizetés. A teljes fizetéstörténet nyomon követése, jövedelemigazolás generálása.
  • Szolgálati utak. Az utazással kapcsolatos teljes köru ügyintézés (menetjegy és szállásfoglalás is), az elszámolással járó adminisztráció
  • Szabadságnyilvántartás. A szabadságigénylés is a rendszeren keresztül türténik.
  • Nyugdíjpénztár. Belépés, a nyugdíjalap tevékenységének és az egyéni folyószámla alakulásának nyomon követése.
  • Oktatási programok. A lehetséges oktatási programok bemutatása, on-line jelentkezés.
A felsoroltak csupán az önkiszolgáló HR rendszer néhány lehetőségét tartalmazzák.

HR szolgáltatások az intraneten

A HR osztály dolgozóit segítő programok, a menedzserek számára elérhető HR funkciók és az önkiszolgáló munkavállalói rendszer egyaránt akkor képesek csak hatékonyan muködni, ha azok szervesen integrálódnak a vállalat informatikai háttérrendszerekbe. A HRMS szolgáltatásainak elérésére ugyanakkor a vállalati intranet (vállalati portál) hálózat kínálja a kézenfekvő megoldást.

A HRMS rendszerek szállítói három fő kategóriába sorolhatók.

  • A high-end piacot a vállalati háttérrendszerek területén komoly tapasztalattal rendelkező nagy cégek, mint az SAP, az Oracle, vagy a PeopleSoft
  • A HRMS rendszerekre szakosodott gyártók, mint a Cyborg az Ultimate Software, vagy a Best Software (Az alacsonyabb megvalósítási költségeiknek köszönhetően képesek komoly piacot szerezni maguknak.)
  • A hagyományos HR/bérszámfejtés szolgáltatók, mint az ADP, vagy a Ceridian a kihelyezett tevékenység alternatívájaként, vagy kiegészítéseként kínálják csomagjaikat.
A számítógépes - intranetes munkaügyi rendszerek gyakran becsapósak. A felhasználó felől nézve igen egyszerunek tunhetnek, ugyanakkor a háttérben igen bonyolult feladatokat kell a vállalat teljes muködésébe integráltan ellátniuk. Ugyanígy igen összetett feladatot jelent egy vállalat számára az áttérés a HRMS-re. Az anyagiakon kívül a vállalkozás sajátságain alapuló stratégiai döntésekre, új technológiák adaptációjára és a szervezeti kultúra átalakítására van szükség.

Forrás: Dotkom Internet Consulting