Laura, Alida
18 °C
28 °C
Index - In English In English Eng

Jövőre már papírmentes irodában ülne? Jó lenne, de nem fog!

2018.11.14. 15:26 Módosítva: 2018.11.16. 16:10
Ezt a cikket nem az Index szerkesztősége készítette. Bővebben a PR cikkről, mint hirdetési formátumról itt olvashat.

Sokszor halljuk, hogy milyen jó lenne egy paperless irodában dolgozni, ahol már minden információ elektronikus formában érhető el, ám nagyon úgy tűnik, hogy erről egyelőre csak álmodozhatunk. Ugye, megvan az, amikor bejön az e-számla, a szerződés, és azzal a mozdulattal már nyomtatjuk is ki, visszük iktatni, meg lefűzni. Mert az a biztos. És bár egyre több adatvédelmet igénylő dokumentum érkezik elektronikusan, az a szemléletváltás még várat magára, hogy ezekből pont a fontosságuk miatt ne készüljön azonnal nyomtatott változat, általában több is. A Fellowes megbízásából készített friss kutatás most az adatvédelemmel kapcsolatos szokásainkat térképezte fel és arra is rávilágított, hogy az elektronikus helyett még mindig sokkal inkább a papíralapú adatvédelemre kellene koncentrálnunk.

4600001 63cb Lifestyle

A Fellowes a hazai kkv szektor adatvédelemmel kapcsolatos szokásait mérette fel a Szinapszis Piackutató Intézet segítségével. A mintában 200 hazai 10-249 főt foglalkoztató kis- és középvállalatok tulajdonosai vagy felső vezetői vettek részt. A kutatás a cégek GDPR felkészültsége mellett arra is rákérdezett, hogy a digitális vagy a papíralapú adatvédelem az elterjedtebb-e és mit tesznek a biztonságos adatkezelés érdekében.

A felmérésből egyértelműen kiderült, hogy a cégek döntő többségénél (79%) a papíralapú iratkezelés működik. A vállalatok 81%-ánál jellemző az a szokás, hogy az elektronikusan küldött számlákat, szerződéseket, akár az önéletrajzokat is kinyomtatják. Így mindössze a megkérdezettek 21%-a tárolja csak elektronikus formában az értékes iratokat.

3229901 99ci Lifestyle

A kutatás azt is vizsgálta, hogy ennek tükrében milyen mértékben készültek fel a májusban életbe lépett GDPR-ra és milyen új eszközöket szereztek be az új adatvédelmi rendelet kapcsán. Ennél a pontnál nem volt érdemi különbség a papíralapú és a digitális adatvédelem között, a cégek a saját felkészültségüket egy ötös skálán 3,6-os és 3,7-es átlagra értékelték, annak ellenére, hogy papíralapon sokkal több dokumentumot tárolunk. Az szintén érdekes, hogy a cégeknek csak a 21%-a szerzett be új készüléket és ők is inkább valamilyen informatikai eszközt vagy szoftvert vásároltak az iratmegsemmisítők helyett, holott, ahogy az előbb is láttuk, az adatoknak csak a 21%-át tárolják elektronikusan. Valószínű, hogy az adatvédelmet kevésbé kötik a papíralapú iratokhoz.

38485 485Ci 38480 485i Lifestyle

A GDPR ismeretére vonatkozóan is megkérdezték a résztvevőket és ezekből a válaszokból azt láthatjuk, hogy a cégek 6%-a az, aki egyáltalán nem hallott az európai, egységes adatvédelmi szabályozásról. Így az talán kevésbé meglepő, hogy a kkv-k ¾-e használ iratmegsemmisítő gépet, ugyanakkor az elmúlt években megnőtt az egyéb megsemmisítési módszerek alkalmazása, mint például az égetés, a zúzás vagy a vizezés (58%).

Ezek a módszerek egyáltalán nem biztonságosak, sőt még akár balesetveszélyesek is lehetnek – mondja Kreutz László, az adatvédelemmel is foglalkozó Fellowes Hungary Kft. ügyvezető igazgatója.

Az emberek gyakran négybe tépnek egy dokumentumot, bízva abban, hogy ezzel elvégezték az iratmegsemmisítést. Ez a megoldás sajnos azonban nem jó, ugyanis pont az ellenkezőjét érhetjük el vele. Figyelemfelhívó és könnyedén rekonstruálható az értékes dokumentum. A kutatás egyébként azt is megmutatta, hogy a vállalatok 12%-a szenvedett már el valamilyen kárt az adatokkal való visszaélés miatt. Legyen szó ügyfél-, vevővesztésről, anyagi kárról, versenytársakkal szembeni hátrányról vagy akár a GDPR szankcióiról, mindegyik okozhat hatalmas üzleti kárt egy kkv életében, ezért is tartjuk fontosnak a megfelelő adatkezelést és a biztonságos, iratmegsemmisítővel történő szelektálást.

További információ

Köszönjük, hogy olvasol minket!

Ha fontos számodra a független sajtó fennmaradása, támogasd az Indexet!

Ezt a cikket nem az Index szerkesztősége készítette. Bővebben a PR cikkről, mint hirdetési formátumról itt olvashat.