István, Vajk
18 °C
33 °C
Index - In English In English Eng

Így dolgozzon hatékonyan, ha óriási feladatot kap a nyakába

GettyImages-55907615
2019.01.13. 13:38
A nagy léptékű munkák esetében minden azon múlik, hogy az első naptól kezdve fegyelmezetten be tudjuk-e osztani az időnket. Tippek határidő rettegésében élő munkavállalóknak és egyetemistáknak.

Ha valaha írt szakdolgozatot, családregényt, vagy töltött ki ezer tételes Excelt, akkor tudja, hogyan válnak az ilyen feladatok pokollá. Az ember könnyed hangulatban kezd, hiszen van ideje: nagyokat kávézik vagy netezik. Később elkezd szöszmötölni, de még mindig több időt fordít online vásárlásra, mint az unalmas körmölésre. A határidő közeledtével aztán éjt nappallá téve dolgozik, de hiába riad fel a klaviatúra nyomával a homlokán, a munka végét így is kénytelen összecsapni.

Pedig ezek a megpróbáltatások elkerülhetőek. Onnan tudom, hogy az utóbbi fél évet könyvírással töltöttem: a közel-keleti és észak-afrikai kalandjaimat kellett egy dokumentumregénybe sűríteni. Rengeteg volt az anyag, miközben még az alaptörvénynél is szilárdabb gránitba vésték a leadási határidőt. Világos volt, hogy borzalmas következményei lesznek, ha a munka első napjától nem tartom kézben a folyamatot. Nekem az alábbi megoldásokkal sikerült.

Pomodoro technika

A nagy léptékű munkával azért olyan nehéz megbirkózni, mert első ránézésre olyan, mint egy japán anime takonyszörnyetege: az ember fölé tornyosul, körvonalai elfolyóak, és sehol nem találunk rajta fogást. Ezért is olyan nehéz egyáltalán elkezdeni, és ha bele is fogunk, állhatatos küzdelmünk néhány óra után reménytelenségbe fullad. Hiába írtunk le biztatóan sok karaktert, ha nyilvánvaló, hogy további százezrek várnak még ránk.

A megoldás egyszerű: kisebb szeletekre kell szabdalni az időt, hogy csak ezen rövid szakaszok elvégzésére koncentráljunk. Ezen alapul a pomodoro technika. Az eljárásban semmi trükk nincsen, annyira nyilvánvaló, hogy miután hallottunk róla, már érthetetlen, hogy miért nem találták ki előbb.

A Francesco Cirillo által a nyolcvanas években, egyetemi ideje alatt kidolgozott módszer meghatározott idejű (20-25 perces) munkaszakaszokra és rövidebb (5-10 perces) pihenőkre osztja a munkanapot. A technika arról a paradicsom formájú konyhai visszaszámlálóról kapta a nevét, amellyel a feltaláló az idejét mérte az offline huszadik században. A triviális megoldás hatékonyságát remek appok fokozzák, így nem kell konyhai órát csavargatnunk, hanem beállítjuk a nekünk ideális intervallumokat, és ennek megfelelően váltogatjuk a munka- és pihenőidőket.

Nekem a 25 perces munkaidő, és 5 perces pihenőidő működött a legjobban. Négy szekvencia után pedig - az eredeti receptnek megfelelően - mindig kaptam egy húszperces pihenőt.

A hatása elképesztő volt. A módszerrel már az első nap többször annyi oldalt írtam le, mint előzőleg. Egyúttal ráébredtem arra is, hogy eddig miért szenvedtem olyan sokat a feladattal.

ha nem mérjük ki pontosan a munkaszakaszokat, akkor az ember hajlamos a klaviatúra előtt ragadni, mert hajtja a lelkiismerete, noha fél-háromnegyed óra után az agya már nem képes hasznos munkát végezni.

A hatékonyságunk zuhan, de a szorgalom, vagy a határidőpánik hajt minket, ezért tovább szenvedünk az asztalnál, így végül nem tudunk sem pihenni, sem dolgozni. A pomodoróval viszont 25 perc után lelkiismeret-furdalás nélkül állhatunk fel járkálni, csetelhetünk, vagy mehetünk ki nassolni.

Sok programot és appot kipróbáltam, de nekem kettő vált be. Asztali gépen a Chrome-ba épülő pomodoro-modul volt a leghatékonyabb. Amikor netmentes helyre vonultam vissza, a telefonomra telepített Brain Focust használtam.

Az alkalmazások csipognak, ha felállhatunk, és gongatnak, ha kezdődik a műszak. Ráadásul statisztikát és grafikonokat is készítenek, amelyekből már néhány nap alatt kirajzolódik, hogy mikor vagyunk a leghatékonyabbak. (Statisztikák szempontjából a Chrome-os változat a részletesebb.)

Ahogy a saját grafikonomból látszik, minden nap dolgoztam, és vasárnaptól minden egyes nappal javult a teljesítményem szerdáig, onnantól viszont romlottam a félnapos pihenőmig. Az is kiolvasható az adatokból, hogy ha egyik nap 12 órát dolgoztam, akkor a következő napokban rosszabb voltam. A napi bontásból azt is megtudtam, hogy mikorra érdemes időzíteni a munka legnehezebb részeit. Nekem a 11 és este 7 közti időre esik az aktivitási időm, de este 11 és éjfél közt is volt még egy kis hajrá.

Szieszta

A szakirodalomban power nap néven ismert módszer érzékeny témát feszeget. A magyar munkastílus ugyanis a megfeszített, de alacsony hatékonyságú munkavégzésen alapul. A napközbeni pihenést pedig a délutáni koktélozással és a golfozással együtt imperialista, és ilyenformán kerülendő tevékenységként kezeli a magyar munkaadó. Pedig tudományos felmérések sora bizonyítja, hogy a délutáni alvás növeli a munka hatékonyságát és a kreativitást is. Nagyjából olyan hatással van az emberre, mint amikor újraindítjuk a számítógépünket.

Itt persze nem több órás alvásra kell gondolni, mert az nem csak értékes időt vesz el, de a bioritmusunkat is megzavarja. Ahogy arról egy egész hosszú cikkünk értekezett:

a kutatók a 10-20 perces napközbeni alvást tartják a legjobbnak.

Ilyenkor az agy könnyű, úgy nevezett szemmozgás nélküli (NREM) alvási fázisba kerül, amelyből aztán egyszerű felébredni. Nekem a 20 perces verzió vált be a legjobban: 4-5 óra írás után, az ebédet követően pihentem 20 percet. Ez pont az az időintervallum, ami után nem lettem kótyagos. Az ébredés után, egyetlen kávéval újabb 4-5 órát tudtam frissen dolgozni. Irodai körülmények között ennek a kétharmadánál szoktam kidőlni.

A szakértők szerint a 30 perces alvást kerülni kell.

Ekkor ugyanis már mélyalvási fázisba kerül az ember, de mivel nem pörgeti le a teljes ciklust, álmosan ébredünk. Az egyórás alvás pozitív hatásai szintén kérdésesek: jó, hogy így már rögzülnek a memóriánkban az adatok, de ébredés után továbbra is olyanok leszünk, mint egy őszi légy. A teljes ciklusnyi alvással pedig az a probléma, hogy másfél óra szundítás már túl sokat vesz el a munkaidőből.

Haladó módszer a kávés szundikálás. A Horne és Reyner által kidolgozott trükk szerint a 15-20 perces alvás előtt húzzunk le egy csésze kávét, majd azonnal feküdjünk le egy rövid pihenésre. A koffein pont akkor üt be, amikor felkelünk, ezáltal dupla energiával folytathatjuk a munkát. A módszer hatásairól csak a szakirodalom alapján számolhatok be, mert nálam a kávé rögtön placebóhatást vált ki, heves szívdobogással, ami megakadályozza, hogy akár egy percre is lehunyjam a szemem.

Remetebarlang vagy könyvtár

A megfelelő munkakörnyezet szintén alapvető fontosságú, ha hegynyi karaktert kell határidőre ledarálnunk. Itt azonban nehezebb általános érvényű tanácsot adni, mivel sok minden függ a pszichés beállítottságunktól és a munka típusától. Nyilvánvalóan más környezetben alkot hatékonyan egy kétkötetes zen buddhista monográfián dolgozó szerzetes, mint egy tőzsdeárfolyamokat összesítő bróker.

GettyImages-167067551
Fotó: Photofusion / Getty Images Hungary

Nekem a könyvírás első felében a Szabó Ervin könyvtár vált be a legjobban: itt voltak körülöttem emberek, nem éreztem magam elszigetelten, sőt, felszabadító volt az egyetemista közeg pezsgése, de a vizsgaidőszak miatt az alaphangulatot a feszült tanulás határozta meg. Amikor elsajátítottam a pomodoro technika alapjait, egy szinttel tovább léptem, és teljesen egyedül dolgoztam néhány hétig.

Magányos alkotótábornak a közepesen unalmas helyek a legjobbak: ami elég távol van az otthonunktól ahhoz, hogy a családunk, barátaink már ne terheljenek kérésekkel, programokkal, de ne legyünk annyira elszigetelve, hogy az kergessen minket depresszióba.

Az utóbbi hét hónapom tapasztalata, hogy a hatékony tevékenykedéshez elképesztő lemondások szükségesek, de vigasz, hogy a határidőre leadott munka rövid időre eufóriát okoz.

(Borítókép:  Christopher Furlong / Getty Images Hungary)