Fülkeforradalom: a járvány után az irodai munka sem lesz ugyanaz

Most, hogy a koronavírus-járvány Nyugaton már vesztett a kezdeti lendületből, egyre többen szeretnék újra elkezdeni a munkát vagy véget vetni a távmunkának. Csakhogy olyan munkahelyekre kellene visszatérni, amiket a költséghatékonyság jegyében úgy alakítottak ki, hogy egymás hegyén-hátán vannak az emberek (a Los Angeles Times szerint az 1970-es években egy dolgozóra 45-65 m² jutott, most pedig 14-19 m²). Ez nem működőképes modell a fertőzésveszély miatt, de az elmúlt évtizedek sok más irodai "vívmányának" jövője is kérdéses.

A munkáltató az alkalmazottak védelmében egyrészt bevethet kissé orwelli technológiai megoldásokat, vagy úgy rendezi át az irodát, hogy a munkavállalók biztonságos távolságra tudjanak ülni egymástól, esetleg csúsztatott műszakokat vezet be, és persze mindenhol felület- és kézfertőtlenítőket helyez el. De az is megoldás lehet, hogy visszakanyarodunk a hatvanas-hetvenes évekhez, és elválasztókat teszünk az asztalokhoz, így mindenkinek meglesz egy saját kis sarka.

Az irodai munka történetében három nagy fázis figyelhető meg. Kezdetben mindenki sorba rendezett asztalok mellett püfölte az író- és számológépek billentyűzetét, majd a 20. század második felében megjelentek a fülkék, a fallal körbevett asztalok ideje azonban helyett általánossá váltak az egyterű irodák (open office). Ám most lehet, hogy ezeknek leáldozott.

Kis irodatörténelem

A modern iroda csak az ipari forradalom idején jelent meg, ahogy létrejöttek az első nagy cégek, és helyet kellett találni a sok adminisztratív alkalmazottnak. Az első irodaépület 1726-ban épült, a Királyi Haditengerészeté volt, majd a Kelet-Indiai Kereskedelmi Társaság is megépítette a saját irodaházát Londonban. Akkoriban a különálló “munkaállomásokat” preferálták, ahogyan Nagy-Britannia egykori kincstárnoka,  Sir Charles Trevelyan fogalmazott, annak, aki szellemi munkát végez, külön szobára van szüksége. Persze ahogy egyre nőtt a fehérgalléros munkavállalók száma, ez nem volt fenntartható.

Az 1900-as évek elején a mérnökből lett tanácsadó, Frederick Taylor a maximális termelékenység és hatékonyság jegyében úgy gondolta, hogy az irodákat is úgy kellene berendezni mint a gyárcsarnokokat, csak az embereknek ugye nem az összeszerelő-szalag mögé kellett ülniük, volt saját asztaluk, ám azokat hosszú sorokban pakolták le egymást mellé, és könyök könyököt ért. Az egyik legkorábbi (és azóta is utolérhetetlen színvonalú) open office irodát Frank Lloyd Wright tervezte 1936-ban. A wisconsini Racine-ban található Johnson Wax Headquarters Building központi irodatere 40x60 méteres, 6 méter magas, plafonját különleges formájú oszlopok tartják. Az asztalok elszórtan álltak a hatalmas térben, a bútorokat Wright egyedileg tervezte meg, hogy maximális kényelmet biztosítson a dolgozóknak, például minden asztalnak három munkafelülete volt. A Johson Wax irodaházban még ma is bárki szívesen dolgozna, a nagyvonalú térkialakítás a járvány utáni korszak biztonsági szabályainak is pompásan megfelelne.

A 20. század közepén a világ nagyvárosaiban már egyre több irodaház épült, de minőségben ezek általában messze voltak Wright épületétől. Az egyik legkorábbi és legismertebb üveghomlokzatú irodatorony Mies van der Rohe 1958-as New York-i Seagram Buildingje volt, ennek flexibilis alaprajzú irodái már természetes fényben fürödtek a padlótól a mennyezetig érő ablakoknak köszönhetően. Van der Rohe szürke topáz üvegpaneleket használt, hogy a bent ülőket megvédje az erős napfénytől és a melegtől.

Az egyterű irodáknak azonban idővel leáldozott, főleg ahogy terjedni kezdett a Bürolandschaft koncepció. Ez a második világháború után született meg Észak-Európában, és a lényege, hogy munkakör szerint kell csoportosítani az embereket, és a különböző funkciókat olyan természetes elválasztókkal kell elkülöníteni, mint például a növények. Majd jött a fülkeforradalom, amit a Herman Miller cég munkatársának, Robert Propstnak köszönhetünk. Ő találta ki ugyanis az Action Office nevű moduláris rendszert, ami asztalból és elválasztókból állt, és az volt a cél, hogy mindenkinek legyen egy kis sarka, amit a saját igényei szerint alakíthat, és ahol nem zavarják mások. 1964-ban debütált az első verzió, és gyorsan meg is bukott, túl drága volt, és az emberek, pontosabban a felső vezetők nem látták értelmét.

Majd 1968-ban kijött a tökéletesített második változat, és nem volt megállás, aki tudta, lemásolta, csak persze nem figyeltek oda a finom részletekre. Az eredeti Action Office nem volt embertelen, rideg fülkesorozat, Propst odafigyelt arra, hogy a munkatársak tudjanak egymással kommunikálni, és minden dolgozónak elegendő helyet biztosított. Ahogy az gyakran lenni szokott, az utánzók pont azokat az elemeket hagyták el a belőle, amelyek az eredeti koncepciót vonzóvá és kellemessé tették.

A fülkés rendszer népszerűsége pedig nemcsak az olcsó másolatoknak köszönhetően terjedt, hanem annak is, hogy a pénzügyminisztérium az irodabútorokat a leírható költség közé sorolta, a munkáltatók meg rájöttek, ha nincsenek igazi falak, csak fülék, akkor sokkal több embert össze lehet zsúfolni egy helyen. Természetesen meg is jelentek a rendszer kritikusai, akik szerint iszonyatosan lélekölő ilyen uniformizált körülmények között dolgozni. Propst maga is azt kívánta, bárcsak soha ne találta volna ki az Action Office-t, olyan sokan félreértelmezték az eredeti koncepciót.

A fülkerendszer negatívumainak visszahatásaként az egyterű iroda az 1980-as évektől ismét egyre népszerűbb lett. Igaz, már ekkor születtek olyan tanulmányok, amely szerint sokkal stresszesebbé teszi az embert, ha egy légtérben kell dolgoznia sok kollégával. A Wall Street Journal például 1985-ben arról írt, hogy miután a Hewlett-Packardnál open office-ra váltottak, füldugókat kellett szétosztani, és először csak egy méteres elválasztók jelentek meg az asztalok mellet, majd egyre magasabbak. De íme egy másik példa: az 1990-as évek elején a Chiat/Day reklámügynökség Gaetano Pesce építészt kérte fel, hogy tervezzen nekik egy olyan irodát, ami kreativitásra ösztönzi az alkalmazottakat, de az eredménytől nem volt mindenki lelkes.

Teljesen védtelennek érezted magad. Egyszerre hat beszélgetés folyt körülöttem, nem hallottam a saját gondolataimat

– nyilatkozta akkor az egyik alkalmazott.

Az irodában bevezették a clean desk (tiszta asztalt) rendszert is. Ugye ez az, amikor senkinek nincs fix asztala. A beszámolók szerint az alkalmazottak minden reggel sorba álltak, hogy megkapják a szükséges felszerelést, sokan az autójuk csomagtartóját használták irodai szekrényként, a dolgozók pedig egyre korábban és korábban érkeztek, hogy megcsípjék a jobb helyeket. Amikor a cég tulajdonosa meghalt, vissza is állt a régi rend. Az ezredfordulóra ennek ellenére mindenhol az egyterű iroda lett újra az uralkodó, amit a Szilícium-völgynek, vagyis az ős-startupoknak köszönhetünk, ezek alapítói ugyanis minden téren szakítani akartak a hagyományokkal, így köszönték, a fülékből sem kértek. A Google Clive Wilkinson építészt kérte fel arra, hogy segítsen megtervezni az új irodájukat, majd a Facebook is követte a példájukat. A 2008-as világválság pedig újabb lökést ennek a koncepciónak, hiszen az egyterű irodákba több embert be lehet zsúfolni, így spórolni lehet a bérleti díjon.

Csak csendben, csak halkan

Ugyan lehet, hogy a cégtulajdonosokat és a felső vezetőket a piszkos anyagiak meggyőzték, de – mivel nekik valószínűleg saját irodájuk volt, a saját bőrükön nem igazán tapasztalják, milyen egy légtérben dolgozni sok emberrel.

Az egyik fő probléma az alapzaj. (Ha valakinek esetleg mégis hiányérzete lenne, kattintson ide, itt talál majd egy jó kis irodai zörej szimulátort.) Nyilván nagyon sok mindentől függ, hogy ez pontosan milyen mértékű, más egy newsroom közepén ülni, mint mondjuk a könyvelési osztályon. És persze a zajszűrös fülhallgató igazi megváltást jelent, de a Royal Society 2018-as tanulmánya szerint ennél egyszerűbb megoldást sikerült találnunk, ami mondjuk kicsit szembemegy azzal, ami az open office egyik előnyös tulajdonsága lenne, vagyis hogy megkönnyíti a kommunikációt és az együttműködést. Az ilyen munkahelyeken ugyanis az emberek – amennyire a privátszféra teljes hiány engedi – visszahúzódóbbak lesznek, és az élő kommunikáció körülbelül 70 százalékkal csökken, míg a digitális csatornákon történő kapcsolattartás mértéke nő.

Egy másik, 2018-as felmérés szerint pedig az emberek sokkal jobban tartanak a fertőzésektől az ilyen jellegű irodákban. És nem alaptalanul. Egy dél-koreai hivatalos felmérés szerint volt olyan ügyfélszolgálati központ, ahol 216 alkalmazottból 94-nek pozitív lett a koronavírus-tesztje. És mindössze 16 nap alatt szabadult el így a vírus, vagyis 90 százalékuk biztosan a munkahelyén fertőződött meg.

Sokan emiatt új fülkeforradalmat vizionálnak, vagyis szerintük újra visszatérhetnek az elválasztófalakkal körbevett asztalok. Az ideális megoldás a problémákra nyilván az lenne, ha mindenki külön irodát kapna, csak hát ez sajnos nem járható út. De miért részmegoldás a saját box? Donald Milton, a Marylandi Egyetem oktatója a levegő útján történő megbetegedésekkel foglalkozik, és szerinte ugyan a kutricák megakadályozzák azt, hogy a köhögéssel keletkező aeroszolok közvetlenül eltalálják a kollégákat, de ha az ember elolvas pár kutatást arról, hogy a koronavírus a különböző felületeken milyen sokáig kimutatható, akkor kénytelen belátni, hogy szükség lehet más megoldásokra is, és az irodáknak jó pár ötletet kölcsön kell venniük az egészségügyből, például a réz és az antibakteriális felületek használatát, főleg ha közös használati tárgyakról van szó.

És mit hozhat még a jövő?

• Lehet, hogy le kell majd mondani a saját asztalokról, mert azokat mindig telerakjuk a személyes holmijainkkal, és ezzel megnehezítjük a takarítók dolgát, pedig rájuk most nagyobb szükségünk van, mint eddig.
• És lehet, hogy az asztalokon egyszer használatos papírterítők lesznek, mint az éttermekben, amiket a nap végén ki kell dobni. Illetve ha nem is lesznek fülkék, akkor is lesznek majd kisebb-nagyobb elválasztófalak.
• Lehet, hogy eddig az asztalokat szembefordították, de most inkább háttal fogunk ülni egymásnak. És nagyobb helyet kell hagyni a munkaállomások között. Illetve az asztalok között és a folyóson kötelező haladási irányt festhetnek fel. És míg eddig 10-en mehettek be egy tárgyalóba, most csak öten, illetve sokkal több lesz az online meeting, mint a járvány előtt.
• Ha újra elszabadul a járvány, de még egyszer nem akarja az egész világ leállítani az életet, akkor a bejáratnál lázmérés lesz, és a kötelező maszkviselet is előírhatják. Ahol csak lehet, fertőtlenítő állomásokat kell létesíteni, illetve a szellőztető, légkondícionáló-rendszereket is úgy kell beállítani vagy átalakítani, hogy minimalizálják a fertőzés veszélyét. Emellett búcsút kellene inteni a nem érintésmentes kapcsolóknak, a Toyotánál például erősen gondolkoznak a hangvezérelt vécéajtón. Kérdés, hogy mi legyen a konyhával/kávézóval, mivel ez a legnagyobb fertőzőgóc, de nehéz elképzelni, hogy az emberek lemondjanak róla.
• És igen, sokkal többen fognak otthonról dolgozni mint a járvány előtt. Lehet, hogy nem állandóan, csak felváltva és időszakosan, hiszen ha a hét egyik felében mondjuk csak a csapat egyik fele, a másik felében pedig csak a másik fele tartózkodik bent, akkor kisebb a népsűrűség, és így könnyebb tartani a biztonságos távolságot.

Nagy testvér

A PwC  tanácsadó cég kidolgozott egy kontaktkereső alkalmazást irodaházaknak, amit már tesztelnek is Sanghajban. Jó néhány országban, többek között az Egyesült Államokban is fontolgatják, hogy ilyen appokat fognak használni, bár a digitális megfigyelés egy elég kényes téma A PwC azt állítja mindenesetre, hogy az ő app-jukkal sokkal jobban nyomon lehet követi a telefon tulajdonosának mozgását, mint a GPS vagy Bluetooth alapú szoftverekkel, és ha valakinek pozitív lesz a tesztje, sokkal könnyebben be tudja azonosítani, hogy kikkel kerülhetett kapcsolatba. A másik lehetőség a műszakokkal való sakkozgatás, az Appain kidolgozott egy olyan módszert, amely kérdőívek alapján értékeli, hogy egy dolgozó mehet-e munkába vagy sem. Matt Calkins alapító szerint

Vannak cégek, amelyek hajlanak arra, hogy okos kamerákkal figyeljék meg a dolgozókat. A SmartVid.io is kifejlesztett egy mesterséges intelligencia-alapú megfigyelő rendszert, igaz, építőipari cégek számára, hogy időben tudják jelezni a veszély helyzeteket. Az építőipar ugye most nem szárnyal, de dolgozni kezdtek azon, hogy a rendszerük segítségével azt is lehessen ellenőrizi, hogy valaki mondjuk visel-e maszkot.

Sok-sok home office

Nagyon sok olyan cég és vállalkozás van, ami valószínűleg most nem tudja kigazdálkodni, hogy kellően biztonságossá tegye az irodát, illetve sok munkaadó a járvány miatt komoly összegeket szánt arra, hogy megteremtse azt a technikai hátteret, ami a távmunkához szükséges, és ők biztosan nem szeretnék, ha ilyen nehéz időkben ez kidobott pénz lenne. Vagyis nagy valószínűséggel nemcsak a fülkeforradalomnak állunk a küszöbén, hanem eljött a home office reneszánsza is, és talán még azok a munkáltatók is, akik eddig szkeptikusak voltak a távmunkával szemben, nyitottabbak lesznek erre a megoldásra, mert az elmúlt hetekben a munkavállalóik bizonyították, hogy elég hatékonyak és produktívak, még akkor is, ha csapatmunkáról van szó.

Egy felmérés szerint az Egyesült Államokban a munkák 37 százaléka távmunkában is végezhető, és igaz, hogy a járvány előtt mindössze 4 százalék dolgozott otthonról, de miután bevezették a kijárási korlátozásokat, ez sikerült ezt majdnem feltornázni az előbb említett 37 százalékra. Kate Lister, a Global Workplace Analytics elnöke szerint az elkövetkezendő években az amerikai munkavállalók 30 százaléka biztosan több napot fog majd távmunkában dolgozni. Németországban egyébként a munkaügyi és szociális minisztériumot vezető Hubertus Heil felvetette, hogy a koronavírus-járvány elmúltával is megtartanák a munkavállalók otthoni munkavégzéshez, vagyis home office-hoz való jogát, amit törvénybe is foglalnának. Bár persze vannak olyan országok, például Japán, ahol a néplélek egyszerűen nem így működik. Ami Magyarországot illeti, a KSH 2018-as adatai szerint az első negyedévben az alkalmazottak 3,7%-a, 144 ezer fő dolgozott távmunkában, döntő többségében szellemi foglalkozásúak. A távmunkában dolgozók túlnyomó többsége, 89%-a otthonról végzi a munkáját, és csak 11%-uk az, aki például teleházban, kihelyezett irodában, nyilvános helyen (kávézóban, üzletközpontban), vagy ügyfeleknél.

Persze távmunkában dolgozni most egészen mást jelent, mint pár hónappal ezelőtt, erről a szülők tudnának igazán mesélni, hiszen az iskolák bezárása miatt egyszerre kellett szülőnek és tanárnak lenni. Bár az is igaz, hogy a home office korábban sok kismamának segített abban, hogy visszataláljon a munkaerőpiacra. És a távmunka egyébként sem csak móka és kacagás, kevésbé turbulens időkben is vannak szabályok, amiket érdemes betartani ahhoz, hogy valóban működjön, ezekről mi is írtunk nemrég. Halkan jegyezzük meg, csak azért, mert többen dolgoznak otthonról, az nem jelenti azt, hogy a cégek spórolhatnak a hellyel, hiszen megnő az iroda területigénye, amennyiben tartani akarják a biztonságos távolságot.

(Borítókép: Egy virginiai iroda üres fülkéi 2013-ban. Marvin Joseph/The Washington Post via Getty Images)