Koronavírus adatok

2022. jan. 21.
Oltottak Kórházban Elhunytak Fertőzöttek
Ágnes
-6 °C
2 °C

Messze még a digitális dokumentumkezelés

2012.09.06. 17:30

Egy kutatás szerint Magyarországon a nagy cégek jelentős lemaradásban vannak a dokumentumkezelés digitalizálása terén. Bár az alábbi felmérési eredmények a DMSONE, egy dokumentumkezelő rendszereket terjesztő vállalat magyar képviselőjének megbízásából készültek, az eredmények mégis figyelemre méltók. A közép- és nagyvállalatokra vonatkozó adatok a GKIeNET 2012 április-májusában végzett, számítógéppel támogatott telefonos kutatásából származnak. Az összesen 115 vállalat megkérdezésével készült felmérés eredményei a 2,5 milliárd Ft feletti árbevételű társas vállalkozásokra árbevétel-kategória szerint reprezentatívak.

A jelentés szerint a magyar közép- és nagyvállalatok mindössze egynegyede használ dokumentumkezelő rendszert: a beérkező dokumentumokat jellemzően még papír iktatókönyvben tartják nyilván, az iratok cégen belüli megosztását elsősorban fénymásolással és szkenneléssel oldják meg. A dokumentumok kezeléséből adódó leggyakoribb probléma az iratok elvesztése, ami a vállalatok közel egyötödével már előfordult.

Még mindig népszerű a kockás füzet

A magyar közép- és nagyvállalatoknál hetente átlagosan 200 irat jön létre, ennek ellenére a cégek többsége, 62 százaléka még jellemzően papír iktatókönyvben, 30 százaléka pedig táblázatkezelő programban  tartja nyilván a beérkező dokumentumokat; egyes helyeken még mindig használnak hagyományos kockás füzeteket is. A megkérdezettek jellemzően az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert; a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után e-mailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak.

Dokumentumkezelő rendszert mindössze a kutatásban részt vevő 115 vállalat egynegyede használ, és csupán további 17 százalék tervezi annak bevezetését. Ennél ugyanakkor sokkal több cégnél, a megkérdezettek egyharmadánál jelentkezik igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére. A hatékonyabb dokumentumkezeléstől a cégek elsősorban a folyamatok felgyorsítását, a határidők pontos kezelését várják el, ugyanakkor a megnövekedett iratmennyiség kezelésének egyszerűsítését is fontosnak tartják. Érdekesség, hogy a dokumentumkezelés csökkenő költségeit mindössze a megkérdezettek 25 százaléka említette meg.

A vállalatok tíz százalékának okozott már problémát, hogy a tevékenységükkel megsértették a dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályokat. Az adatbiztonság még ennél is kényesebb terület: a cégek 18 százaléka számolt be fontos dokumentumok elvesztéséről, 18 százalékuk pedig megrongált fontos iratokról számolt be.



  • Vennék
  • Hírek