Nagyobb biztonság az Outlook használata során II.

Személyes mappafájlok

A személyes mappafájlokkal a saját gépünkön tudunk postafiókunkhoz hasonló tároló helyet létrehozni. Bizonyos esetekben a rendszergazda maga állítja be, hogy minden anyagunk ebben legyen eltárolva.

Ezeket az állományokat többféle célra használhatjuk.

1. Ezekbe tehetjük leveleink és egyéb bejegyzéseink biztonsági másolatait.
2. A kevéssé fontos anyagainkat a szerverről áttehetjük ide, hogy csökkentsük a helyfoglalást.
3. A bizalmas leveleket és egyéb bejegyzéseket eleve ilyen mappafájlokban tároljuk, csökkentve a mások általi hozzáférés veszélyét.
4. Közvetlenül össze nem kötött (Pl. munkahelyi és otthoni) gépek közötti adatcsere megoldására használhatjuk.
5. Más felhasználók számára gyorsan és hatékonyan tudunk általa átadni nagyobb mennyiségű adatot (pl.: névjegyalbum címlistáját).

Személyes mappafájlt a Fájl menü, Új almenüjében a Személyes mappafájl (.pst) funkcióval hozhatunk létre.

Elsőként meg kell adni a létrehozandó fájl nevét. A Létrehozás gomb leütése után újabb ablakot látunk.

A Név mezőbe azt a nevet kell beírni, amely az Outlook mappalistájában fog majd megjelenni.

Mivel a személyes mappafájl másolás útján könnyen elhagyhatja a jelszavakkal védett gépi környezetet, az állományt magát védeni kell. A Titkosítás nélkül lehetőséggel bárki használhatja az állományt, aki hozzá tud jutni. A Tömöríthető titkosítás nem a legjobb titkosítás, de az átlagos felhasználók ellen megfelelő védelmet nyújt. Akkor használjuk, ha az adattárolóra (pl.: floppy) csak tömörítve fér el az állomány. Minden más esetben a Legjobb titkosítás funkciót érdemes bekapcsolni.

A titkosítás önmagában nem ér semmit, ha nem állítunk be hozzá jelszót. A hibás megadás elkerülése végett ennek megadását meg kell ismételni. Ha csak egy gépről, de gyakran kell hozzáférni az állományhoz, akkor a Jelszó mentése a jelszólistába funkcióval gyorsíthatjuk a hozzáférést. Ilyenkor persze csökken a fájl biztonsága.

Az OK gomb leütése után létrejön a személyes mappafájl a mappastruktúra elemeként.

Egy ilyen mappafájlnak alapértelmezés szerint csak egy almappája van, a saját Törölt elemek mappa. Újabbakat vagy létrehozással, vagy másolással helyezhetünk el benne.

Ha egy ilyen személyes mappát pillanatnyilag nem kívánunk tovább használni, vagy cserélhető egységen való tároláskor az eszközt el kívánjuk távolítani (pl.: floppy), le kell csatlakozni róla. A lecsatlakozáshoz kattintsunk az egér jobb oldali gombjával a mappa nevére, és válasszuk a "mappa neve" bezárása funkciót!

A mappa ismételt felcsatlakoztatásához használjuk a Fájl menü Megnyitás parancsánál a Személyes mappák fájl (.pst) funkciót!