Sikeres a kísérleti elektronikus levéltári rendszer

Budapesten, szeptember 26-án a Magyar Országos Levéltárban, a Levéltár főigazgatója és informatikai szakemberek bemutatták a sikerrel zárult kísérleti elektronikus levéltári projekt eredményeit. A levéltár törvényi kötelezettsége, hogy a maradandó értékű köziratokat átvegye. Ma már a kormányzati iratok 90 százaléka elektronikusan keletkezik: többnyire számítógépen, szövegszerkesztővel készülnek. Ezért a levéltár tavaly novemberben elhatározta, hogy egy kísérleti rendszert épít, mellyel az elektronikus levéltárat modellezi. A rendszert hat hónap alatt a Haitec Magyarországi Kft építette ki az IBM tartalomkezelő Content Manager szoftverére és szervereire alapozva.

A Magyar Országos Levéltár jelenleg 800 intézménytől vesz át iratokat. Az elektronikus levéltár megvalósításának célja, hogy az iratok átadására kötelezett szervek az eredetileg elektronikus formában keletkező dokumentumokat (levelezést, adatbázisokat, nyilvántartásokat) elektronikusan továbbítsák a Levéltár felé, ahol azokat a megfelelő formában digitálisan tárolják. Mágnesszalagon már a nyolcvanas évek végén kerültek elektronikus iratok a Levéltárba, ma azonban szinte lehetetlen az elolvasásuk, mert a két évtizeddel ezelőtti technika már eltűnt.

A kísérleti elektronikus levéltári rendszer kipróbálása során három különböző hivataltól vettek át állományokat, melyeket index-adatokkal láttak el a kereshetőség érdekében, majd egy tizennégy színtű levéltári nyilvántartási hierarchia megfelelő részében helyezték el őket. A kísérleti elektronikus levéltár több, mint 200 féle adatformátumot képes kezelni, köztük e-mail, HTML, MS Office fájlokat. A dokumentumok távolról is elérhetőek.