Árpád
-1 °C
9 °C

Hogyan élhetnek tovább a dokumentumok?

2003.04.30. 15:19
Az életciklus fogalma igen elterjedt az informatikában. Elsősorban szoftverekre alkalmazzák, és azt a folyamatot értik rajta, amely az adott rendszer megtervezésétől az elkészítésén, tesztelésén át az esetleges módosításokon keresztül, annak végleges használatból való kivonásáig terjed. Az egyes cégeknél százszámra készülnek a különféle dokumentumok. Ezek jó része ilyen, vagy olyan módon újra felhasználásra kerül. Egyes részei egyik, vagy másik dokumentumban újra felbukkannak. Első formájuktól a különféle változatok elkészültéig igen hosszú utat járnak meg a szövegek. Jogos tehát a dokumentumok esetén is életciklusról beszélni.
A szövegek életciklus szemléletű megközelítése strukturális, adatszerkezeti és adatvédelmi kérdéseket egyaránt felvet. Cikksorozatunkban ezekre keresünk választ.

A dokumentum újrafelhasználhatóságának szabálya

Alapvető fontosságú, hogy megvédjük a dokumentumok formai és tartalmi egységét a különböző befogadó dokumentumokban is. Ehhez első lépésben biztosítanunk kell, hogy a dokumentum tartalmi része független legyen annak formájától. Ne gépeljünk be tehát olyan karaktereket, illetve szövegeket, amelyek csak az adott dokumentumformátumra jellemzők (szóközzel való igazítás, ENTER-rel való távolság állítás, kötőjel elválasztás helyett, tartalomjegyzék és egyéb hivatkozások begépelése, stb.) Olyan helyeken pedig, ahol együtt kell tartani szavakat, nem törhető szóközt, és nem törhető kötőjelet kell ütnünk. A formázásokat pedig nem a megadott szövegrészekhez, hanem az azok jellegére utaló funkcionális csoportokhoz (stílusok) rendeljük.

Szövegazonosság védelme

Fontos annak a biztosítása is, hogy azok a szövegrészek, melyek több, gyakran használt dokumentumban teljesen azonosak, változáskor automatikusan frissüljenek minden felhasználási helyen. Ez úgy érhető el, hogy a közös részek külön dokumentumokban helyezkednek el, melyek csatolás révén alkotnak egységet a befogadó szövegekkel. A Wordben ez a vázlat nézet funkcióival szabályozható.

Dokumentumvédelem

Az egyes szövegrészek véletlen módosítását és a nem kívánt hozzáféréseket dokumentumvédelmi beállításokkal szabályozhatjuk. Beállítások révén ajánlottá tehetjük a csak olvasható módban történő hozzáférést, de jelszóhoz köthetjük a megnyitás és módosíthatóság lehetőségét is. Fontos, hogy biztosítsuk az anyagok megsemmisülés elleni védelmét is. Erre a célra szolgál az automatikus mentés és a biztonsági másolat készítése.

A dokumentum életciklusának első lépése a megfelelő alapszöveg helyes elkészítése. A cikksorozat következő része erről fog szólni.