Kétmilliárdos aktagyárat szült a bürokráciacsökkentés

X államigazgatási szerv hivatalos iratot küld Y államigazgatási szervnek. Hogy zajlik ez a gyakorlatban?

• X hivatalban az iratot
• elkészítik,
• kinyomtatják,
• hitelesítik (lepecsételik és aláírják),
• lemásolják,
• az eredetit elküldik,
• a feladóvevényt hozzácsatolják a másolathoz,
• majd azzal együtt iktatják (nyilvántartásba veszik) és archiválják. 

A posta kézbesíti az iratot Y szervnek, ahol

• érkeztetik (időpecsétet kap),
• lemásolják,
• az eredetit az érintett munkatársnak odaadják,
• a másolatot iktatják és archiválják.

Ha szükséges, Y értesíti X-et, hogy az iratot megkapta, például a tértivevény aláírásával. Ilyenkor a posta a tértivevényt visszaviszi X szervnek, ahol azt hozzácsatolják a saját iratpéldányukhoz az archívumban.

Bonyolult? Az. De a szabály az szabály, az államnak muszáj dokumentálnia a saját működését.

Lehet ezt 2015-ben egyszerűsíteni? Lehet. Európában országok álltak már át a tisztán elektronikus állam- és közigazgatásra, ami az ilyen iratkezelési eljárásokat automatikusan elvégzi. Az átállás drága, de egy jól megtervezett és folyamatosan karbantartott online ügyviteli rendszer gyorsan kitermeli a költségeit, és lényegesen gyorsabbá, egyszerűbbé olcsóbbá, tehát hatékonyabbá teszi a munkát.

Szerencsére valakinek támadt egy jó ötlete

A 2014. október 16-i Magyar Közlönyben Orbán Viktor aláírásával megjelent egy kormányhatározat, amely szerint 2015. január 1-jétől a belügyminiszter irányítása alatt munkába kell állnia az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszernek. (Ez lett a KÉR, a Kormányzati Értesítési Rendszer.)

A miniszterelnök által meghatározott határidőt nem tudták tartani, a kormány még a február 25-i ülésén is tologatta a startot: az éles üzem a tervezetthez képest öt hónappal később, 2015. május 1-jén indult el a Magyar Posta Orczy téri telephelyén kialakított munkaállomáson.

A döntéshozók szerint a KÉR célja az volt, hogy egyszerűsödjön az állami intézmények közti kommunikáció: ne legyen annyi párhuzamos iktatórendszer, annyi felesleges ügyiratkezelő, és a papírral is spóroljanak. Mert például az, hogy az egyik miniszter hivatalosan meghívja a másikat, hatalmas pazarlás volt mindenféle erőforrás szempontjából. Egy ilyen egyszerűnek tűnő aktus során az egy darab A4-es lapon elférő meghívó elküldése és iktatása(i!) az ügyviteli rendszerekben esettől függően plusz 8-12 darab felesleges papírt termeltek. 

Az érthető és racionális cél érdekében létrehozott KÉR a gyakorlatban mégsem hozta az elvárt eredményeket.

Egy szkennercenter mind felett

Az eredeti terv az volt, hogy a KÉR-ben digitalizálják (azaz beszkennelik) az összes papíralapú küldeményt, amit az állami szervek egymásnak címeztek, és a levelek már csak elektronikus formában jutnak el a címzettekhez. Ez részben megvalósult, másrészt viszont született egy páratlan bürokratikus szörnyszülött.

Megkérdeztük a Belügyminisztériumot, hogy pontosan mi is történik a KÉR-ben, de szűkszavúan csak annyit írtak, hogy vannak állami szervek, amik kizárólag elektronikus úton leveleznek a KÉR rendszerén keresztül, míg mások továbbra is postai úton küldözgetik egymásnak a leveleket. Megszereztük viszont a BM belső felhasználású tájékoztatóját, amiben elmagyarázzák a rendszerbe bevont államigazgatási szerveknek, hogy mi fán terem az állami szkennerközpont:

A KÉR-be bevont szervek ügyintézése során keletkezett dokumentumok kiadmányozása elektronikus úton történik. Ezek a kiadmányok kerülnek elektronikus úton a Posta hivatali kapujára megküldésre, és a Posta arról – a hibrid SZEÜSZ-ének igénybe vételével – hiteles papír alapú másolatot készít. Ezt követően e hiteles papír alapú másolatokat az ügyfelek részére kézbesítik

– írják a működési modellről.

Egyszerűbben fogalmazva: X állami szerv felad egy levelet Y állami szervnek, de a dokumentum nem közvetlenül ér célba, hanem a KÉR-en keresztül.

 az eredeti papírt pedig iktatják. Sokadik olvasásra sem látszik az emögött megbújó értelem.

Az ügymenet ugyanis lelassítja a kommunikációt, a meghívók például rendszeresen csak az esemény után érkeznek meg a címzettekhez.

A nagy botrány eddig azért maradt el, mert a sokat látott állami intézmények alkalmazkodtak a helyzethez: a hivatalos kommunikáció mellett nemhivatalosan is érintkeznek, különben szinte megállna az élet

– magyarázta a KÉR rendszerrel naponta kapcsolatba kerülő forrásunk. 

Már vizsgálják, hogyan lehetne hatékonyabban 

A Lázár–Kósa-féle bürokráciacsökkentést megcsúfoló, az államigazgatást megnehezítő projektre eddig legalább kétmilliárd forintot költött a kormány. Ebből felújították az Orczy téri épületet, elektronikus rendszert fejlesztettek, és fizetik a személyzetet.

Az eredeti tervek szerint csak 84-en dolgoztak volna itt évi 291,2 millió forintért, de menet közben megduplázták a létszámot, és a költségek is megugrottak. A BM tájékoztatása szerint 164 KEKKH alkalmazott dolgozik a KÉR-ben, az októberi illetményük 36,8 millió forint, a KÉR teljes októberi üzemeltetési költsége pedig 75,3 millió forint volt. Ennek jelentős része nettó pénzkidobás, hiszen a hibrid ágon két levelet csinálnak egyből.

De mikor lesz mindez pont fordítva, és áll át a teljes közigazgatás elektronikus rendszerre? A BM szerint ennek jogi akadályai vannak, de az érintett szervezetek már megkezdték a jogszabályok felülvizsgálatát.

Arra a rövid időre, ami addig hátra van, nézegessék velünk Haraszty István egyik, a kádári bürokrácia ihlette stemplis mobilszobrát munka közben, a 80-as évekből.