Indul a kötelező Cégkapu, de a vállalkozások nem tudnak felkészülni

2018. január elsejétől elindulhat Magyarországon a Cégkapu szolgáltatás. Nagyon leegyszerűsítve arról szól ez a fejlesztés, hogy jövőre már minden állami szereplő, amely nem kap egyedi felmentést, csak elektronikusan kommunikálhat a gazdálkodó szervezetekkel.

• Az egyik oldalon tehát rengeteg állami szerv (összesen mintegy 5000 különböző hivatali kapu) áll,

• a másik oldalon pedig egy rakás cég, egyesület, egyéb szervezetek (mintegy 800 ezer kötelezett) készülne.

Sok erőforrást megspórol

Nem is lehet kétséges, hogy ez egy nagyon pozitív kezdeményezés:

• Fejlettség tekintetében. Magyarország eddig az elektronikus ügyintézésben, kapcsolattartásban nem számított az élenjáró országok közé, nagyon ráfér az országra egy elektronikus kultúraváltás.

• Környezetvédelmi szempontból. A papírlevelek és postai szolgáltatások helyett a digitális útra terelés sok papírt, benzint, energiát spórol meg, vagyis a törvény hosszabb távon komoly mennyiségű fát is megvéd.

• Politikai aspektusból. Tagadhatatlanul bátor lépés a kormányzattól, hogy a választások előtt pár hónappal bele mer vágni egy elég kockázatos, sok kellemetlenséggel járó változtatásba, vagyis a kormányzat nem csak túlél, lapít, hanem érdemi intézkedést is eszközöl.

Ugyanakkor, ha a változás nem kellően előkészített, ha a cégek nem tudják átalakítani a kapacitásaikat, ha valamilyen gyermekbetegség miatt fontos ügyintézési határidőkről maradhatnak le, az már kevésbé örvendetes. A cégek ugyanis valóban minden ügyintézésüket csak elektronikus úton végezhetik, ráadásul mindenki csak egyetlen cégkapuval rendelkezhet.

Kiket érint?

2018 tehát éles változást hoz. De vajon milyen ügyekben, milyen hivatalos kapcsolattartásokban kell a cégeknek a postai levelezések helyett a Cégkaput használni. A teljesség igénye nélkül ilyen:

• Adóeljárások során (a NAV várhatóan kap egy év átmeneti időszakot, amíg a korábbi rendszerét is használhatja),

• bírósági ügyekben, büntető- és polgári perekben.

• földhivatali,

• ingatlan-nyilvántartási,

• hagyatéki,

• önkormányzati eljárásokban.

És kire vonatkozik a kötelező használat? Összességében 26 különböző szervezettípusra, többek között: 

• gazdasági társaságokra,

• alapítványokra,

• egyesületekre,

• szövetkezetekre,

• pénztárakra.

A Cégkapu szolgáltatás gyakorlatilag egy új „posta”, vagyis egy elektronikus kommunikációs platform lesz, amelyet a NISZ Zrt., illetve az őt felügyelő Belügyminisztérium fejlesztett ki. Céges forrásaink szerint a technológia alighanem rendben lesz, vélhetően el tud indulni január elsejétől a szolgáltatás, már zajlik a rendszer tesztelése.

Arról viszont egyelőre zéró kommunikációt kapnak a leendő felhasználók, hogy milyen módon fognak a hatóságok itt kommunikálni,

• milyen platformokat kell majd a céges felhasználóknak ismerni,
• milyen programokat kell telepíteni,
• hány embert kell kiképezni, például a nyomtatványkitöltő alkalmazások ismeretére,
• hány embernek kell elektronikus tanúsítványt vásárolni,
• hány munkatársnak kell céges ügyekhez személyes ügyfélkaput nyitni,
• hány számítógépet kell kinyitni a netes alkalmazások felé, amelyek eddig például biztonsági okokból el voltak zárva a netes „külvilágtól”

Ez nagyon nem mindegy, mert az állam és egy nagyobb vállalat között évente több tízezer, de akár több százezer dokumentum is mozoghat.

Nincs meg a közös tudás

Abban az általunk megkérdezettek biztosak, hogy lépéseket kell majd tenniük. Eddig a Wordöt használó adminisztratív munkatársak előkészítették a hivatalos leveleket, a cégjegyzésre jogosult pár elfoglalt vezető pedig aláírta őket. De miként működik majd ez az elektronikus világban? Az természetesen nem életszerű, hogy a cégjegyzésre jogosultak fognak webes űrlapokat kitölteni, de azt a leendő ügyintézési rutinok ismerete nélkül nehéz előre látni, hogy miképpen lehet akkor ezt kiváltani.

Azt ugyanis még senkinek sem sikerült elérni, hogy valamely állami szervezet, például az ügyintézésekkel általánosan foglalkozó Miniszterelnökség, vagy az e-ügyintézési osztállyal rendelkező Belügyminisztérium begyűjtse azt az információt, hogy melyik hatóság majd mit tesz be a rendszerbe.

Természetesen megkerestük a Belügyminisztériumot és a NISZ Zrt-t a kérdéseinkkel, és a kommunikációs munkatársak mindkét intézménytől gyorsan és készségesen segítettek, de a megkapott információk, illetve az átküldött linkek kizárólag arra vonatkoztak, hogy miként kell regisztrálni a felületre, milyen jogszabály határozza meg a Cégkapu kereteit, de a hivatalok leendő gyakorlatáról nem kaptunk információt.

Félelmek, egyedi kérdések

Éppen ezért tapasztaltunk egyfajta félelmet a januártól. A kisebb cégeknél inkább azért, mert arra kell majd figyelniük, hogy nem elég regisztrálni és hátradőlni, onnantól meg kell szerveznie a cégnek, hogy valaki kövesse a cégkapu postafiókát, nehogy a cég figyelmét elkerülje valamilyen hivatalos levél, határidő. A nagyobb cégeknél nem ez a félelem, mert náluk lesz arra csapat, hogy fogadja, szortírozza az ügyeket, csak amíg nem tudni, hogy egy-egy hatóság milyen protokollokat érvényesít majd, nehéz a kapacitásokkal felkészülni.

Ha elmerülünk a részletekben, akkor azért sok kisebb egyedi probléma is felmerül. A Cégkapu fogja integrálni például a Perkapu nevű szolgáltatást is, amelyik a cégek kötelezően elektronikus bírósági ügyintézéseit kezelte.

Csakhogy a Cégkapu adószám alapján ismeri fel a társaságokat és a korábban induló pereknél még nem kellett a céges ügyintézésnél adószámot megadni, a folyamatban lévő ügyek Perkapuból Cégkapuba mozgatását ezért bizonytalanság övezi még.

Hiába volt tehát kellő átmeneti idő a felkészülésre, ahogy az már Magyarországon lenni szokott, az éles induláshoz közeledve, mégis jelentős az információhiány, a halogatás.

Vannak kockázatok

Ha a Cégkapu bevezetése jól sikerül, annak sok pozitívuma lehet:

• az átlátható elektronikus platform gyorsíthatja az állami ügyintézési folyamatokat,

• gazdaságfehérítő hatása is lehet,

• ha az állam és a cégek között jól működik a tisztán elektronikus kapcsolattartás, az a magyar cégek egymás közötti együttműködését is rugalmasabbá, gyorsabbá teheti.

Ám ha az aktorok számára kellő információ nélkül indul el a rendszer, annak a jogbiztonság felborulása lehet a következménye. A cégek úgy kaphatnak felszólításokat, bírságokat, hogy arra nem tudnak érdemben és időben reagálni, szélsőséges esetben emiatt indokolatlan bírságok születhetnek, rosszabb esetben cégek szűnhetnek meg. Ráadásul, ha kudarcos lesz a rajt, akkor ott van a veszély, hogy vissza kell táncolni, az állam kedvét veszti a digitalizációs ésszerűsítésekkel kapcsolatban. 

Egy szabadságokkal teli időszak jön, pár hét van hátra a rajtig, ez amúgy sem könnyíti meg a szervezetek felkészülését. Remélhetőleg valaki a kormányzatban észreveszi, hogy a hatóságok leendő gyakorlatáról nem csak az éles indulás idején, hanem már korábban is kommunikálni kellene.

(Borítókép: Shutterstock)