Így számlázunk 2021-ben

Két éve indult el a folyamat, amelynek a mostani, év eleji változásokat leszámítva tavaly július 1-je volt a legutóbbi mérföldköve, mikortól már nem élt a 100 ezer forintos értékhatár, és a cégek közti, business to business számlákat mind jelenteni kellett a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (NAV). Most január 4-től újabb körre terjed ki az adatszolgáltatási kötelezettség.

Lássuk is a részleteket, hogyan számlázunk 2021-ben! 7+1 újabb kínzó kérdésekre válaszol az Index.

1. Január 1-től egész pontosan kikre vonatkozik az elektronikus adatszolgáltatás? Kiknek kötelező regisztrálniuk magukat a NAV Online Számla rendszerébe?

Gyakorlatilag szinte nincs olyan, akit ne érintene az online adatszolgáltatási kötelezettség számlakibocsátóként az adóhatóság felé. Azaz az új szabályozás mindenkire, mostantól azokra is vonatkozik, akik eddig például csak magánszemélyeknek számláztak, és nekik is csupán kis tételben.

Vagyis legyen szó magánszemélyeknek vagy cégeknek kiállított belföldi számláról, fennáll az adatszolgáltatási kötelezettség, továbbá ugyanúgy jelenteni kell online a legtöbb külföldi partnerünknek szóló számlát is.

Ezen a ponton fontos tudatosítani, hogy az új számlák utáni adatszolgáltatási kötelezettség ugyanúgy érint bárkit kisadózóként is, az alanyi adómentességet választva hiába nem szerepel áfa az ő számláin. Azokat a NAV felé ugyanúgy le kell jelenteni, a hatóságot fogja érdekelni.

2. Mit jelent a január 1-jei határidő, és milyen változás várható, mikor április 1-jén lejár a türelmi idő?

Április 1-jétől gyakorlatilag minden belföldi számláról, akár cégeknek, akár magánszemélyeknek állítunk ki számlát, online adatszolgáltatást kell teljesíteni, plusz a legtöbb külföldi partnerünk részére kiállított számláról is.

A három hónapnyi türelmi idő azt jelenti, hogy aki még nem tudott felkészülni az új jelentéstételi kötelezettségre, még három hónap áll rendelkezésére a pótlásra. Tehát teljesen rendben van, ha csak április 1-jétől jelenti a hatóság felé azokat a számláit, amelyekre idéntől terjed ki a számlaadat-szolgáltatási kötelezettség.

Addig semmiféle szankciót nem alkalmaz a NAV azokkal szemben, akik az új ügyletekre vonatkozóan január 4-től nem tudják az adatszolgáltatást teljesíteni. Bár a szankciómentesség lényeges feltétele, hogy azok, akik adatszolgáltatás alá eső számlát állítanak ki, legkésőbb az adott számla kiállításának napjáig regisztráljanak a NAV online számlaadat-szolgáltatási rendszerében.

3. Mi végre ez az egész online adatszolgáltatás? Kinek és mire lesz jó az új rendszer?

Többek között a gazdaság további fehérítése a cél a hazai számlázás egészének online térbe költöztetésével. Hiszen a NAV ezzel most már kivétel nélkül valós időben látja, hogy éppen milyen ügyletek történnek a magyar gazdaságban. Így ha bárhol bármi problémát észlel, azonnal be tud avatkozni.

Az új adatszolgáltatási rendszer önmagában azt is jelenti, hogy a teljes vállalkozói szféra rácsatlakozik egy modern, digitális platformra.

4. Vagyis mostantól tilos kézzel írott számlát kiállítani?

Nem. A manuális számlakiállításra továbbra is lesz lehetőség, ezt nem tilthatja meg a hazai pénzügyi kormányzat, ahogy az adóhatóság sem. Ugyanakkor ha a megszokott számlatömbtől valaki mégsem szeretne örökre könnyes búcsút venni, fontos tudnia, hogy a papíralapú számlákat is rögzíteni kell a NAV rendszerében, amire ráadásul rövid idő áll rendelkezésre.

Kérdés, hogy ezek után mennyire éri meg minden számla után egyesével online adminisztrálgatva adatot szolgáltatni. Főleg azok után, hogy a NAV ingyenesen biztosított számlázóprogramja mellett ma már több, viszonylag alacsony árú online számlaprogramot telepíthetünk, illetve szolgáltatásaikat igénybe vehetjük a neten. Ezek mind kiállítják a számlát, illetve biztosítják a valós idejű adatközlést a hatóság felé.

Akinek kicsi a számlaforgalma, annak tökéletes választás lehet a NAV saját számlázóprogramja. A e-számlák kiállítására, illetve azok továbbítására is ingyen használhatjuk az adóhatóság rendszerét.

5. Április 1-jétől a jogszabály alapján számlánként valóban 500 ezer forint büntetésre kell számítani?

Ha a vonatkozó jogszabályok oldaláról közelítünk, az elméletileg kiszabható bírság valóban riasztóan magas, az adóhatóság elvileg számlánként 500 ezer forint bírságot is kiszabhat, akár ha hibásan vagy egyáltalán nem jelentjük online a számlákat.

A jogalkotó valószínűleg ezzel is azt akarta ösztönözni, hogy minél szélesebb réteg minél előbb igyekezzen megfelelni a jogszabályi elvárásoknak.

6. Ehhez képest mekkora bírságokat szab ki a hatóság a gyakorlatban? Eddig mi a legfőbb tapasztalat?

A hétköznapok során egyelőre szó sincs a jogszabályi maximumban megszabott büntetésekről.

Arra azonban készüljünk, hogy az új rendszerben – tekintettel arra, hogy a NAV gyakorlatilag valós időben látja a számlaadatokat – jelentősen beszűkül a különböző számlázási hibák, esetleges pontatlanságok utólagos javításának, módosításának lehetősége.

Éppen ezért úgy kell kialakítanunk a számlázási folyamatainkat, a rendszereinket, hogy valós időben mindig jó információkat adjon meg, különben máris villog a NAV-nál a piros lámpa, és azonnal jöhetnek a hatóság részéről a kérdések.

Az eddigi tapasztalatok alapján mikor hibát észlel a NAV, először felszólít a javításra, amiben egyúttal segít is, hogy mit kellene másként csinálni. Ha bírságolnak is, az eddig zömmel a jogszabályi maximumnál jóval alacsonyabb büntetőtételeket jelentett, és elsősorban azoknak szólt, akikre már egy ideje vonatkozik a kötelezettség, ám eddig egyetlen számlájukról sem szolgáltattak adatot az adóhatóságnak.

7. Egyre több adatot és ezzel egyre több ellenőrzési lehetőséget adunk az adóhatóság kezébe. De felhasználóként kapunk-e ezért cserébe vissza bármit is?

Igen. Egyfelől meggyorsíthatjuk, automatizálhatjuk és rendszerezettebbé tehetjük a teljes vállalkozói életünket és magukat a számlázási folyamatainkat. Másfelől kisebb a hibázás és a számlák elkeveredésének lehetősége is.

Amikor lejelentjük az adatokat, egyúttal valós időben automatikus visszajelzést is kapunk az adóhatóságtól, hogy van-e valamilyen hiba a számlával kapcsolatban (akár blokkolóhiba, ami miatt nem is teljesül a jelentés, vagy valamilyen további vizsgálatot igénylő probléma). Ez többek között nagyon fontos lehet egy későbbi ellenőrzésre való felkészülésben.

Közben a rendszeren keresztül mi is le tudjuk kérni a ránk vonatkozóan lejelentett számlák adatait. Ezt például használhatjuk különböző automatizálási célokra, előkönyvelésre, illetve pénzügyi folyamataink hatékonyabbá tételére – például vissza tudjuk utasítani, azonnal jelezni tudjuk, ha ránk nézve valamilyen szempontból nem megfelelő számlát állított volna ki az üzleti partnerünk.

Arról nem is beszélve, hogy kiválthatunk nem kevés adminisztrációt, nem kell többé a számla postára adásával vagy személyes átadásával vesződni, hiszen ebben az évben már e-számla kiállítására és továbbítására is alkalmazni lehet a NAV online számlaadat-szolgáltatási rendszerét.

+1. Ezek után szükség lesz-e egyáltalán könyvelőkre?

A kérdés hatalmas hullámokat vetett a közelmúltban, és a szakma képviselői közül többen elbizonytalanodtak, miután több félreérthető kommunikáció is megjelent a közelmúltban a témával kapcsolatban. Ám az új szabályok önmagukban nem fogják a könyvelők szerepét kisebbíteni. Jóval esélyesebb, hogy inkább a könyvelői szerepkör és szolgáltatás átalakulásáról beszélhetünk, vagyis a könyvelők munkája nem lesz kevesebb, csak épp más típusú feladatokat látnak majd el.

(Borítókép: PPI)