Nem kell több könyvelő?

Évtizedek alatt kialakult munkamódszerek és szokások változnak meg a könyvelőirodáknál az automatizáció révén, a munkaidő nagy részét kitöltő manuális adatrögzítés pedig három-öt éven belül megszűnik – jósolta 2020-as prognózisában a Minősített Könyvelők Egyesülete. Ennek a folyamatnak viszont az ilyen szintű átalakulása még az üzleti és szolgáltatóközpontok éllovasai körében is új dolognak számít.

Az amerikai Corning cégcsoportnak pénzügyi és számviteli szolgáltatásokat végző magyar leánycégnél például 2016-ban kezdték el az úgynevezett RPA- (Robotic Process Automation) megoldásokat kiépíteni, a nemzetközi operációval egy időben.

Az elmúlt öt évben folyamatos fejlődés, állandó változás zajlott a társaságnál. Nemcsak 10 százalékkal több pozíció jön létre évente, hanem a már meglévő munkakörök is átalakuláson mennek keresztül. Ezzel együtt az állományi létszám növekedett, hiszen 2016-ban még csak 100 főt, idén viszont már több mint 150 főt foglalkoztatnak. Az iroda jelenleg is létszámbővítést tervez. Csuhaj Katalin, a Corning Hungary Kft. ügyvezetője szerint

így a meglévő kollégák magasabb hozzáadott értékű feladatokra tudnak koncentrálni. Ez a részükről is minőségi ugrást jelent.

Mindig dolgoznak, ha gond van, mindig jeleznek

A robotként emlegetett RPA-szoftvereknél természetesen nem találunk különálló hardvert. Ezek az eszközök tulajdonképpen úgy dolgoznak, hogy lemásolják azt a munkafolyamatot, amelyet egy operátor manuálisan végezne el, persze meghatározott szabályok alapján. A gépi tanulás módszerén alapuló RPA-megoldások igen hasznosan alkalmazhatóak a sztenderd, repetitív (ismétlődő) munkafolyamatoknál, hiszen a nap 24 órájában megállás nélkül képesek dolgozni.

A könyvelés folyamata kötött tevékenység, amely nagyon sok adatbevitelt igényel, egy számla lekönyvelésekor például az adatpontokat rögzíteni kell a vállalatirányítási rendszerben. Ezt korábban manuálisan végeztük el, ám a szoftverek immár lehetővé teszik, hogy ez automatikusan történjen meg. A hibázás lehetősége így jóval kisebb, ezzel javul a munka minősége, és a vevői elégedettség is nagyobb lesz – magyarázta a cégvezető. Amint egy kolléga bekapcsolja a számítógépet, ezek a robotok a munka során a háttérben folyamatosan futnak. Ha például beérkezik egy e-mail, amelyet fel kell dolgozni, azt a szoftver észreveszi, majd megnyitja, és kimásolja a szükséges adatokat, és azokat betölti a vállalatirányítási rendszerbe.

A robotok komoly hozzáadott értéket teremtenek azzal is, hogy folyamatos működésük során adatokat összesítenek, majd ezek alapján riportokat készítenek. Ez lényeges lehet, amikor egy adott könyvviteli folyamat során bármilyen fennakadás történik, amelyet a gépek segítségével a munkatársak könnyen analizálni tudnak. A robot például rögzíti, mikor érkezik be egy adatfeldolgozási vagy könyvelési feladási kérelem, majd ellenőrzi, hogy az megfelel-e a minőségi követelményeknek, és megkapta-e a szükséges jóváhagyásokat. Amennyiben ezek nem történtek meg, kiderülhet a riportokból, így rögtön meg lehet tenni a szükséges javításokat. Összességében nemcsak a végpontot jelentő könyvelést, hanem a teljes gazdasági folyamatot is nyomon lehet követni ezekkel az eszközökkel – egy számla esetében a vevői igény felmerülésétől egészen a beszerzésig –, a kinyert adatok alapján pedig értesíteni tudjuk akár a kérelem feladóját arról, hogy milyen módosításokat hajtson végre – sorolta Csuhaj.

A Corning mérései alapján az RPA-program bevezetése óta globálisan 50 százalékos hatékonyságnövelést értek el a szoftverek segítségével, és öt év alatt több mint 500 ezer munkaórát végeztek el az ilyen megoldások.

Utat tör magának a gép, de az emberre mindig szükség lesz

A robotok tehát kiváltják azoknak a kollégáknak a feladatait, akik korábban alacsonyabb képzettséget igénylő, manuális könyvelői, pénzügyi munkafolyamatokat végeztek el. Ez azonban nem jelenti azt, hogy fölöslegessé válnak, hanem megnyílik a lehetőségük arra, hogy sokkal nagyobb hozzáadott értékű feladatokra tudjanak koncentrálni – hívta fel a figyelmet. Folyamatosan változik a munkaköre azoknak az embereknek, akik napi szinten adatbevitellel foglalkoztak. Az ő feladataik mostanra a felmerülő problémák megoldására, a szoftverek monitoringozására, teljesítményének ellenőrzésére és állandó fejlesztésére terjednek ki.

Az operátorok feladata, hogy megnézzék, történt-e bármilyen fennakadás a folyamat során, van-e a robotnak bármilyen kérdése, amelyet kezelni kell, illetve a gépek által készített riportokat, kimutatásokat kell menedzselniük. Meg kell határozniuk azt is, hogy milyen lépéseket kell megtenni egy adott projekt sikeressége érdekében, s milyen változtatásokat kell eszközölni azok kezdete és végpontja során. S mivel elsősorban technológiai elvárások vannak, dönteniük kell például arról is, hogy szükség lehet-e a technikai csoport segítségének bevonására.

Ezek tehát elsősorban elemzői munkakörök, amelyek szorosan kapcsolódnak az automatizációhoz: az üzleti folyamatok ismerete mellett technológiai tudást és a projektmenedzsment, a Lean-szemlélet ismeretét is megkövetelik.

A Corningnál minden folyamat esetén, ahol lehet, igyekeznek digitális megoldásokat alkalmazni, így nagyon sok ilyen projekt fut egy időben. Ezeknek a bevezetése során ugyanakkor szükséges, hogy a munkavállalók megismerjék és jól megértsék a munka menetét, ami folyamatos tanulást igényel. Bár vannak a cégnél belső – például kifejezetten technológiai jellegű – képzések is, melyeket online vagy tantermi oktatás keretében kell végezni, ám nagyon hisznek az úgynevezett on-the-job, tehát a napi munka során történő tanulásban.

Még nem minden folyamatunkat tudtuk digitalizálni, de a víziónk az, hogy 2025-re az összes sztenderd manuális folyamatot automatizálva tudjuk elvégezni. Ez nem azt jelenti, hogy a munka során nem lesz szükség emberekre. Vannak teljesen új csapataink is, és ezért is keresünk olyan tehetségeket Magyarországon, akik nyitottak a folyamatos tanulásra és a digitális megoldásokra. Természetesen nem IT-partnerek állnak a fókuszban, hanem a pénzügyi végzettségű és szemléletű tehetségek – értékelt az ügyvezető.

Egyelőre drága lehet, és nem mindenhol alkalmazható

Az RPA-megoldások jelenleg még elég költségesek méretgazdaságossági szempontból, tehát nem a kisebb irodákra szabták őket. A Corningnál is folyamatosan mérlegelnek, mielőtt elindítanak egy effajta robotizációs projektet, megvizsgálják, hogy a befektetésnek milyen megtérülése, hozadéka lehet, ez alapján döntik el, hogy mely folyamatokra vezetnék be. Született már olyan döntés is, hogy egy kisebb munkafolyamatot végül nem automatizáltak, mert a bevezetni kívánt robot nem volt képes elégséges számú tranzakciót feldolgozni. S a mérlegelésnél persze nemcsak a pénzügyi megtérülés, az élőmunka kiváltása a fontos, hanem azok az információk is, amelyeket egy ilyen szoftver képes kimutatni. Az is nagyon fontos szempont, hogy az adott vállalat éppen növekedési fázisban van-e.

Csuhaj Katalin szerint ezek a programok a vállalat számára tízmilliós nagyságrendű beruházásokat jelentenek, és rendszerint az anyacég által globálisan bevezetett, hosszú távra tervezett megoldásokat alkalmazzák.

(Borítókép:  Shutterstock)