Számlaképes lett? Így élheti túl

Ma már senki nem megy nyugdíjba az első munkahelyéről, és talán soha nem változtak ennyire gyorsan a munkakörök, mint mostanában. Egyre gyakoribb az úgynevezett patchwork-karrier, amikor több szakmát, státuszt töltünk be egymás után, vagy akár egymással párhuzamosan, az online tér pedig számos passzív jövedelemforrásra ad lehetőséget. Akár örülünk neki, akár nem, egyszer simán megtörténhet, hogy vállalkozóvá válunk. De melyek ezek az élethelyzetek?

Egy bölcsész két állás között fordítással keres pénzt, egy grafikus úgy dönt, nem egyetlen ügynökségnek dolgozik ezentúl, hanem projektjellegű megbízásokat fog vállalni, és csak akkor vált pizsamáról ingre, ha skype-meetingen kell részt vennie. Egy 8 órában dolgozó, közepesen kiégett marketinges isteni tortákat készít, és úgy dönt, ezzel egészíti ki a keresetét, amíg nem mer végleg váltani. Egy háromgyerekes anyuka e-bookot ad ki a bébiételekről, egy jósnő tréningeket és előadásokat tart, stb. Elég körülnézni az ismerőseink körében, és számos hasonló példát találunk.

Segítség, vállalkoznom kell!

A NAV definíciója szerint a személyi jövedelemadó szempontjából minden önálló tevékenységnek számít, amelynek eredményeként a magánszemély oly módon jut bevételhez, hogy annak költségeit ő viseli, a tevékenység végzéséért és eredményéért ő felelős. Ide tartozik minden megbízásos jogviszony alapján végzett munka, pl. a választott könyvvizsgáló tevékenysége, a szellemi tevékenység, de komolyabb jövedelemre szert tevő vaterázók is számlaképesek kell, hogy legyenek, és ide tartozik az ingatlan bérbeadás is.

Az adózás, a számlázás és az ezzel járó adminisztráció természetesen elkerülhetetlen, függetlenül attól, hogy cukrászok, pálinkafőzők vagy szőnyegszövők vagyunk. Bár a „vállalkozó” fogalmát már régen nem lengi körül a titokzatosság homálya, mint kilencvenes évek elején, a „számlaképes” szó hallatán sokan még mindig leizzadnak és más stressztüneteket produkálnak, számlatömb-hegyeket, álmatlan éjszakákat és NAV-ellenőröket vizionálnak. Pedig mindez csak annyira viseli meg az idegrendszert, mint egy vámpíros tinihorror – ha jól csináljuk.

Ma már a vállalkozás online felületen indul, ebben az Ügyfélkapu a barátunk lesz. Ez egy elektronikus ügyfélbeléptető és azonosító rendszer, amelyen keresztül biztonságosan léphetünk kapcsolatba az online közigazgatási ügyintézést és szolgáltatást nyújtó közigazgatási szervekkel és közintézményekkel. Így a neten küldhetjük (mi vagy a könyvelőnk) az adó- és járulékbevallásokat, , és tehetünk eleget adatszolgáltatási, bejelentési és változás-bejelentési kötelezettségeinknek – egy csomó időt megspórolhatunk már csak azzal is, hogy időpontot kérünk az okmányirodába a rendszeren keresztül.

Mielőtt belevetnénk magunkat a vállalkozói lét világába, érdemes átgondolni néhány dolgot, akár egy könyvelő segítségével. Az anyagiakat és a kockázatokat érintő kérdések mellett azt is el kell döntenünk, hogy hagyományosan, számlatömbbel a táskánkban fogunk létezni a továbbiakban, vagy online oldjuk meg a „papírmunkát”.

Lehet veszélyesen élni, de minek

Ma már nemcsak a levelezést, hanem a legtöbb, személyes és munkával kapcsolatos tevékenységet is online végezzük el. Alig hordunk magunkkal tollat, naptárt, a bevásárlást és a bankolást is a neten intézzük – miért lenne ez másképp a számlázással?

Ennek ellenére könyvelők egész serege szorgalmazza az offline számlázást –

Persze van, aki szeret veszélyesen élni, és pecsét nélkül vág bele élete új szakaszába, aztán amikor azt hiszi, hogy már kívülről fújja az adószámát, tuti, hogy elírja az egyik számjegyet, vagy rosszul adja meg a fizetési határidőt. A sztornózás és az új számla kiállítása pedig pont attól vesz el időt, amit valójában szeretne csinálni.

És ott vannak a kellemes körök a postán: sorban állás a borítékvásárláshoz, sorszámhúzás, feladóvevény-kitöltés az ajánlott levélhez és újabb sorban állás – máris összehoztunk egy akár többezer forintos kiadást, és egy közel félnapos programot, amit munkával vagy valamilyen más értelmes dologgal is tölthetnénk.

A kiállított számlákról nem árt készíteni egy fotót a telefonnal – mivel ki tudja, hogy elér-e a címzetthez. És ha el is ér, ki tudja, jó fakkba kerül-e - nagyon kellemetlen hetekkel később értesülni arról, hogy egy szórakozott asszisztensnek köszönhetően a számla meg sem érkezett az illetékes asztalára.

Az elveszett és elrontott számlák kálváriája megérne egy újabb fejezetet, és persze az is megesik, hogy a számlatömb otthon marad, éppen akkor, amikor a legnagyobb szükség lenne rá. Vagy rosszkor van rossz helyen, ráfolyik a kávé vagy a narancslé, összegyűrődik a táskában, és nem tudjuk, hogy a NAV-tól vagy könyvelőnk arckifejezésétől rettegjünk jobban.

Kell az a számlatömb?

Jó hír, hogy a fentieknek egyáltalán nem is kell megtörténniük, mivel az egész számlatömbösdit meg lehet úszni, ha online végezzük a számlázást. Egy felhőalapú rendszerben a számlák bárhonnan elérhetők, a papírtépkedés helyett elég elővenni egy mobileszközt, és néhány kattintással landol is a számla a megrendelőnél.

Az internetről több ingyenes applikáció és üzleti szoftver is letölthető, amelyek állítólag megoldják egy kisvállalkozás számlázási feladatait. Az adatok biztonságáról azért érdemes meggyőződni, mielőtt egy ilyet választanánk, és azt sem árt kideríteni, mit szól az ötlethez a könyvelőnk, és persze az adóhatóság.

Persze nemcsak ezért érdemes megfontolni az online-ra való váltást, egy sor szolgáltatás segít abban, hogy megspóroljunk egy csomó időt és stresszt, és ne végezzünk olyan munkát, amit automatizálni is lehet. Mindez főleg a faék egyszerűségű vállalkozásokra igaz, ahol havonta néhány munkát kell csak kiszámlázni, de ott is nagy segítség lehet, ahol webshopot üzemeltetnek, vagy nagy tételben bocsátanak ki számlákat. Ez utóbbi igazi büntetés azoknak, akik utálnak számokkal dolgozni, de erre sincs semmi szükség: a Számlázz.hu ügyfeleinek például elég az adatokat összegyűjteni egy excelben és a számlagenerátor képes elintézni a többit.

Nem kell naponta csekkolni a bankszámlánkat, létezik olyan szolgáltatás (autokassza), ami az átutalásos számlákat automatikusan kifizetett státuszba állítja, és helyettünk is számon tartja a kintlevőségeket. A későn fizetőknek automatikus fizetési felszólításokat küld a rendszer, a korábban beállított késedelmi napok szerint. Arra is van lehetőség, hogy a vevők online, bankkártyával fizessenek (OTP Simple Pay, Paypal és Borgun szolgáltatókon keresztül).

A könyvelőhöz való zarándokutak is jelentősen megritkulhatnak így, mivel a rendszer össze tud kapcsolódni a könyvelő szoftverével, persze csak akkor, ha hajlandó ő is csatlakozni a digitális világhoz. (Ha nem, érdemes olyat keresni, aki igen, de a tökéletes könyvelő felkutatása projekt egy külön cikket is megér). A könyvelő megtekintheti a számlázási fiókunkat, és hozzáfér a számlaadatokhoz, amelyek emberi beavatkozás nélkül lesznek láthatók az ő könyvelési rendszerében.

Egy jó számlázóprogram a webshopunkkal is összekapcsolható: amikor megtörténik a vásárlás, a webáruház „kérésére” automatikusan elkészül a számla.

És hogy mit szól ehhez a hatóság?

A rendszer természetesen „NAV-álló”, és követi a változó adózási szabályokat. Még a bejövő papír alapú számlák miatt sem kell aggódni, azok ugyanis automatikusan archiválódnak, a NAV-ellenőrzésre pedig nem számlatömbökkel, hanem egy pendrive-val is el lehet menni. Idegeskedés nélkül.