2021-ig papíralapon számláztam, aztán történt valami

Simon Katának hívnak, kreatív szövegírással foglalkozom, mint KATA-s vállalkozó. Röviden: én vagyok Kata, a KATA-s. Gyerekkoromban régész akartam lenni, aztán mégis úgy alakult, hogy egyéni vállalkozó vagyok. Az előző mondat első felével talán összefüggésben van, hogy ragaszkodom mindenhez, ami régi vagy egyesek szemében egyenesen elavult, ezeréves nyomógombos telefonom van és kis papírcetlikre írogatom fel a tennivalóimat. Amikor kiváltottam a vállalkozóit, szóba került az online számlázórendszer is, de én mély idegeskedéssel fogadtam az ötletet. Úgy érzetem, hogy a virtuális megoldás számomra átláthatatlan, kezelhetetlen lesz, elvesztem a kontrollt. Kicsit őszintébben: nem éreztem magabiztosnak a saját tudásomat, és lusta voltam beletanulni a dolgokba.

Aztán teltek-múltak az évek, és egyre többször ütköztem bele abba a helyzetbe, hogy a megrendelők finoman szólva is furcsán méregetnek a papírszámlák miatt. Az egyik rendszeres ügyfelem egyszer visszafogottan paprikás hangnemben írt egy email-t nekem, mi szerint a „legnagyobb tisztelettel kér”, hogy ha levélben küldöm a számlát, akkor legalább ne ajánlva adjam fel, mert nem szeret a postára járni miattam. Máskor e-mailben jeleztem a partnernek, hogy papíralapú számlát fog kapni. Erre felhívott, és enyhe rémülettel a hangjában megkérdezte, hogy azért azt tudom-e, hogy a NAV felé le kell jelenteni a számlát. Mondtam volna, hogy igen, de ő nem hagyott szóhoz jutni, hanem elkezdte magyarázni a NAV felé való lejelentés mikéntjét. Úgy éreztem magamat, mint egy cirkuszi csimpánz, akinek valami mutatványt akarnak betanítani.

De a legnagyobb bajt a papírszámla pár hete hozta rám. Egy viszonylag nagyobb összeget akartam „behajtani” egy megrendelőn, a szokásos módon kiállítottam és elküldtem neki a számlát. A fizetési határidő lejárt, de a pénzt csak nem utalták számomra. Felhívtam őket, és megtudtam, hogy a számlatömbből történő kitépéskor sérült a számla, ezért újat kérnek. A sztornózáshoz azonban kellett volna az eredeti számla. A vevő megkért, hogy fáradjak be az irodaházba, a portán ott lesz. Másnap egy órával korábban felkeltem, átverekedtem magamat a belvárosi dugókon, de a számla nem volt a portán, és cirka tíz perces telefonálás után sem bukkant senki a nyomára.

2021 januárja óta kötelező jelleggel regisztrálnia kell minden vállalkozónak a NAV online számla oldalán, vagyis azóta rögzíteni kell online is a számláimat. Egy ideig teljes mértékben ésszerűtlen módon egyszerre töltögettem a papírosokat és vittem fel online az adatokat. Azóta sokszor eszembe jutott, hogy ez így dupla munka, de nem váltottam. Az előbb említett eset volt az utolsó, meglehetősen nagy csepp a pohárban, úgy döntöttem, búcsút intek a számlatömbömnek. A választásom a Budapest Bank csoport által kínált Budapest Pénzügyi Asszisztensre esett, hiszen a saját bankomról volt szó, és soha semmi rossz tapasztalatom nem volt velük kapcsolatban.

Első körben megtörtént a regisztráció. Nem írhatom, hogy két perc alatt sikerült, de problémás is lenne, ha egy ilyen jellegű rendszerbe két perc alatt fel lehetne iratkozni.

Nem gondolom, hogy bárki „biztonságban érezné” a vállalkozása ügyeit egy olyan rendszerben, amit két gombnyomás után már tud is használni. Viszont az elmondható, hogy a lépések logikusan követik egymást, és ami talán ennél is fontosabb: ha elakadunk, akkor hathatós segítséget kapunk.

A BUPA tényleges használatát három lépés előzi meg. Az első a regisztráció, ami valóban csak pár kattintás, ezek után bonyolódhatnak meg a dolgok. A bankszámlával történő összekapcsolást egy színes, vidám tutorial videó segíti, de szerintem a feladat e nélkül sem teljesíthetetlen, hiszen egyértelműen adja magát, hogy mit kell csinálni. A harmadik és egyben befejező rész a NAV-val való összekötés. Ebbe már beletört volna a bicskám, ha a BUPA egyik mentőangyala nem siet a segítségemre. Az összekapcsolódáshoz be kellett lépnem a saját onlineszámla-fiókomba, ahol különböző kódokat kellett generálni. Ezeket kellett bemásolni a BUPA-fiók megfelelő kis ablakaiba, ezzel igazolva, hogy a két fióknak minden joga megvan az összekapaszkodásra.

Mindezzel végzetem, de a fránya rendszer csak nem mutatta, hogy sikerrel jártam. A helyzet kissé aggasztott, nem értettem, hol hibáztam, így a megadott email címen segítségért folyamodtam. És itt jött az a fordulat, ami még a magamfajta 20. században leragadt boomer hozzáállását is megváltoztatta. Perceken belül érkezett a válasz, egy telefonszámot kértek, amiben fel tudnak hívni, hogy orvosoljuk a problémát. Nem is olyan sokára egy valódi hús-vér ügyfélszolgálatos hívott fel, valódi személyes interakció történt. Kiderült, hogy mindössze annyi hiba csúszott a rendszerbe, hogy az oldal alján található nagy kék „Befejezés” gombra nem nyomtam rá, miután megadtam minden regisztrációhoz szükséges adatot. Nem tudom, hogy a tónusa alapján huszonéves fiatalember eddig milyen problémákat orvosolt, de a hangja se rezzent, amikor felvilágosított, hogy ezt nem vettem észre.

 Ez a – számomra – 2 óra akkor tűnik megdöbbentően kevésnek, ha belegondolok, hogy esetenként egyetlen számla feladása tart eddig. Elsétálni a postáig húsz perc, ott tartózkodni szintén húsz, hazasétálni húsz perc. Közben persze az ember bármikor összeakadhat egy olyan ismerőssel, akivel udvariatlanság nem leállni beszélgetni, biztos akad olyan kirakat, amit meg kell nézni, és a Corvin sétányon átvágva valakinek biztos el kell magyarázni, hogy nincs apróm, nincs cigim, és nem térek meg. 

Összefoglalva: egyáltalán nem extrém, ha egyetlen papírszámla postázása két órát vesz igénybe. És mindezt havonta akár többször is rá kellett szánnom, nem pedig összesen egyszer!

A számlák kiállítása és befogadása nagyon egyszerű, tényleg magától értetődik, hogy mit kell csinálni, milyen adatokat kell megadni. Mivel a partner adatait menti a rendszer, ezért a második számla kiállítása már csak pár másodpercet vesz igénybe felé. A számla elküldése után pedig ott a megnyugtató kis zöld felirat, mi szerint a NAV is befogadta a számlát, az Adóhivatal (a BUPA-nál sokkal kevésbé jól felépített, és logikusan működő) számlabejelentő oldalát elfelejthetem egy életre. Az online bankomban se kell külön belépnem, hála a két platform aktív összeköttetésének. Most jöttem rá, hogy mennyire fárasztó minden számla esetében végigszimatolni a lakást, hogy találjak egy jól fogó tollat, aztán szép lassan, minden számot és adatot külön ellenőrizve kitölteni minden rubrikát.

 A platformon a felhasználó nem csak egy cég ügyeit intézheti, ha több ilyen is tartozik hozzá, akkor az összeset kezelheti egy helyen.  Ha egy vállalkozás könyvelőt alkalmaz, akkor termesztésen ő is gyakorolhat funkciókat a rendszeren keresztül, nyomon tud követni mindent, ami hasznos és fontos a munkája szempontjából. Egy ilyen szakember a BUPA-n keresztül „egy kalap alatt” intézheti a munkáját, az összes hozzá tartozó céget hozzárendelheti a regisztrációhoz. A számlalistákat pedig exportálni és importálni lehet különböző könyvelői programokba.

Maga a program az internetbank egyes funkcióit is átveszi, nyomon követhetem a bankszámlámról végzett összes tranzakciómat és letölthetem a számlakivonatomat. Maga a program nem csupán a számlák kiállítására és elküldésére alkalmas, hanem a vállalkozásokhoz tartozó pénzmozgásokat is egy helyen tudja kezelni. A bejövő számlák kifizetése, illetve a kimenő számlák fizetettségének nyomon követése is megoldott a rendszeren belül.

Most, ahogy használom, rádöbbenek, hogy mennyire érthetetlen, eddig miért nem éltem az online világ adta lehetőségekkel. A BUPA-val való „barátkozásom” tegnap este érte el csúcspontját. Egy közeli ismerősömmel beszélgettem, aki szintén egyéni vállalkozó. Valahogy szóba került, hogy papíralapú számlákat állít ki. Én pedig nem megértően bólogattam, hanem elkerekedett szemmel kérdeztem meg tőle, hogy miért nem tér át valami online számlázó programra.

Mi több: odaültettem a laptopom elé, lelkesen magyaráztam neki, hogy milyen egyszerű és könnyű használni a BUPA-t,

és óva intettem attól, hogy továbbra is időt és energiát pazaroljon a papírosok töltögetésére. Arról bölcsen hallgattam, hogy egy hete még én is adtam ki ilyen számlát. Azt hiszem, megtérésem itt teljesedett be. Jöhetne az, hogy leszokom az emlékeztetők pici papírfecnire való leírásáról. Az ehhez a szokásomhoz való ragaszkodás valószínűleg ugyanannyira irracionális, mint az online számlázóktól való idegenkedésem.

BRAND & CONTENT