A vírushelyzet kihívása: az online tárgyalás

A járvány hatására a munkában, az üzleti életben és a politikában is felértékelődött a már meglévő internetes kommunikációs csatornák használata. Online kommunikálunk a munkahelyünkön, a politikusok egyre többször online üléseken vesznek részt, míg a gazdasági élet szereplői is a hálón keresztül tudják bonyolítani a meetingeket és a tárgyalásokat.

De mire kell odafigyelni az úgynevezett Zoom-értekezleteken? Milyen etikett, protokoll alakult ki az online tárgyalásokon? Mi az, ami udvariatlanságnak tűnhet az online térben, illetve milyen illemszabályokat szükséges betartani? A személyes interakciót tényleg kiváltja az online érintkezés? Kanyok Gabriella diplomáciai protokoll és etikett szakértő segített megválaszolni az Index kérdéseit.

Személyesen még mindig jobban megy

A szakértő szerint bár költséghatékonyak és időmegtakarítás szempontjából is előnyösek az online térben folytatott megbeszélések, azért arról még nincs szó, hogy sikerült volna teljes mértékben kiváltani a személyes megbeszélések és tárgyalások hatékonyságát. Hosszú távon ez nem is valószínű, hogy megtörténne.

A legjobb kommunikációs mód egyértelműen a jelenlévők közötti interperszonális kommunikáció.

Ennek az az oka, hogy személyesen sokkal több információt nyerünk a tárgyalópartnerünk nonverbális kommunikációjából, és ennek részleges hiányában fennáll a félreértés esélye. A találkozások alkalmával lehetőség nyílik közvetlenebb és kötetlenebb beszélgetésekre. Egy kávészünet vagy ebédszünet jó lehetőséget teremt további részletek megvitatására. A kapcsolatépítés és kapcsolatteremtés fontos eleme a személyes interakció, a személyes varázs

– fejtette ki Kanyok Gabriella az Indexnek.

Azzal is érdemes tisztában lenni, hogy amit mondunk és teszünk online, az meg is maradhat. Egy megbeszélésről készülhet videó- és hangfelvétel, és persze a hackerek is előszeretettel törnek be online megbeszélésekre, így a biztonság is az egyik kiemelt szemponttá vált – tette hozzá a szakértő.

Figyeljünk másokra és magunkra is

Ami az online térben folytatott kommunikációnál is fontos, az a figyelem és mások tisztelete.

Függetlenül attól, hogy offline vagy online megbeszélésről van szó, mindig meg kell tisztelnünk a másik felet a figyelmünkkel. Sokan úgy gondolják, hogy az online térben nem tűnik fel, ha éppen az internetet böngésszük, vagy a telefonunkat nyomkodjuk, egyszerre több dolgot is csinálhatunk, úgysem veszik észre, pedig igenis feltűnik, ha valaki nem figyel oda. Ez udvariatlanság

– mutat rá Kanyok Gabriella.

Továbbá ugyanúgy, ahogy személyesen megtiszteljük tárgyalópartnerünket azzal, hogy alkalomhoz illően öltözünk, ezt az iránymutatást kellene követnünk az online megbeszéléseink során is.

Azt szoktam mondani, hogy elsősorban magunkat képviseljük, és utána egy céget vagy politikai pártot, ezért mindig mérlegeljük, hogy milyen benyomást szeretnénk kelteni. A megfelelő viselettel – tetőtől talpig – magabiztosak leszünk, és jó benyomást fogunk kelteni online is. Nem beszélve arról, hogy ha fel kell állnunk az asztaltól valamiért, akkor nem érezzük magunkat kellemetlenül hiányos öltözetünk miatt

– mondta a szakértő.

Azt is kiemelten fontosnak tartja, hogy a megfelelő öltözék mellett a megfelelő környezetre is gondot fordítsunk.

Lehetőség szerint válasszunk egy semleges hátteret a megbeszélések alatt. Kerüljük el azt, hogy a háttérben olyan látszódjon, ami kínos lehet számunkra vagy a megbeszélésen részt vevő partnereink számára

– javasolja Kanyok Gabriella, utalva arra, hogy az elmúlt egy évben több – olykor megmosolyogtató, máskor rendkívül kényelmetlen – szituáció vált ismertté, mikor online kommunikáció közben valami nem odaillő bukkant fel a háttérben.

Ma már azonban a legtöbb online platform kínál elmosódó, beállítható háttereket, és így ez jól jöhet, ha idő hiányában másként nem tudjuk megoldani a rendezett kialakítást a megbeszéléseink helyszínén.

Legyünk pontosak és udvariasak

A szakértő szerint fontos a pontosság kérdése is, ami nemcsak mások tiszteletével áll összefüggésben, de a precizitásunkat is mutatja. Vagyis ne az utolsó pillanatban teszteljük a csatlakozást, a mikrofont, hanem szánjunk erre elegendő időt.

Arra is oda kell figyelni, hogy mindig köszönjünk. Kanyok Gabriella „virtuális kézfogásnak” hívja, amikor a kamerába nézünk, és egy határozott fejbólintással, illetve jól érthető köszönéssel jelezzük, hogy megérkeztünk, azaz készen állunk a megbeszélésre. Ugyanakkor érdemes a túlzó gesztikulációt és mozdulatokat kerülni.

Az már alapszabállyá vált, hogy lenémítjuk a mikrofont, amikor nem beszélünk, és „szót kérünk” egy „jelentkezéssel” (pl. Microsoft Teams, Zoom), vagy a kérdésünket előre beírjuk a csetablakba, így nem zavarjuk azt, aki éppen beszél.

Attól pedig tartózkodjunk, hogy a megbeszélések alatt együnk, inkább kapjunk be pár falatot előtte, vagy ha maratoni tanácskozásról van szó, akkor a szünetben.

Tanuljunk online etikettet?

Kanyok Gabriella az Indexnek arról is beszélt, hogy már a járványhelyzet miatti, nagyobb mértékű online jelenlét előtt is népszerűek voltak az online etikettórák és tanácsadások, mivel az internet segítségével távoli kontinenseken is elérhető a szolgáltatás.

Nemrégiben ghánai gyerekeknek tartottam órát Zoomon keresztül, egy másik alkalommal a repülőtérről jelentkezett be hozzám az ügyfél, hogy átbeszéljünk néhány részletet a megbeszélése előtt. Természetesen vannak olyan részei az etikettismereteknek, amik igazi kihívást jelentenek távolról, mint például az asztali etikett gyakorlati részének bemutatása, de kreatív megoldásokkal szerencsére minden megoldható interneten keresztül is

– mondta a szakértő.

A karrierépítésben is szerepe lehet annak, ha tisztában vagyunk az online illemszabályokkal.

Ne sértsünk meg másokat

A szakértő kiemelte, ajánlott kellő figyelmet fordítanunk az adatvédelmi beállításainkra is. A profilképünk és az, hogy mi található rólunk az interneten, jelentős befolyással bír.

Kanyok Gabriella arra figyelmeztet: az internet olykor az örökkön örökkét jelenti, ezért amikor bejegyzést írunk, fényképet teszünk közzé, vagy kommentelünk a közösségi oldalakon, tartsuk szem előtt, hogy cselekedeteink kísérthetnek minket, a tét pedig a személyes hitelesség megtartása.

Legyünk tisztelettudóak – bár könnyebb bántó vagy tiszteletlen dolgokat mondani anélkül, hogy szemtől szemben állnánk valakivel.

A képernyő túloldalán lévő emberekre hatással vannak az általunk leírt szavak. Elengedhetetlen, hogy figyelembe vegyük mások érzéseit, és tiszteletben tartsuk a véleményüket, még akkor is, ha az eltér a miénktől. Ha nem mondanánk valakinek a szemébe, akkor ne is írjuk le

– figyelmeztet Kanyok Gabriella.

Az sem kifizetődő, ha kritizáljuk a munkaadónkat, a főnökünket, az üzletfeleinket, a partnereinket. Ezért lehetőleg ne tegyük, és inkább figyeljünk oda, hogy ne töltsünk fel vagy osszunk meg olyan tartalmakat, amikkel megbánthatunk, illetve megsérthetünk másokat.

Kerüljük a szitkozódást, és tartózkodjunk mások bántásától, a rasszista megnyilvánulásoktól. Semmiképpen sem jó, ha egy goromba és műveletlen ember képét mutatjuk magunkról.

(Borítókép: Robin Utrecht / SOPA Images / LightRocket / Getty Images)