Hogyan spórolhatnánk százmilliárdokat a közbeszerzésen?

A közbeszerzés nem önálló és főként nem jogi tudomány, hanem a beszerzési szakma egy nagyon fontos része, így szabályozását is a beszerzés korszerű módszereire kell építeni. A közbeszerzési szférában a beszerzés stratégiai hozzáadott értéke - az erős jogi hatás és a gyakran torzult jogalkalmazás következményeként - napjainkban nem érvényesül kellőképpen. A beszerzésszakmai és piaci ismeretek hiánya, a tervezési, szervezési és szabályozási hiányosságok, valamint a gyenge informatikai háttértámogatás gátolja a költséghatékony közbeszerzés kiépülését. Pedig stratégiai gondolkozással, megfelelő szervezéssel, felelős erőforrás-gazdálkodással, naprakész szaktudással, korszerű beszerzési módszerek és eszközök alkalmazásával, valamint az ezt támogató szabályozási környezettel nemzetgazdasági szinten százmilliárdos megtakarítás érhető el.

A közpénzek ésszerű és átlátható felhasználása, a széleskörű, nyilvános ellenőrizhetőség megteremtése, a közbeszerzési versenyek tisztaságának biztosítása - a hatályos, jelenleg 407 paragrafusból álló közbeszerzési törvény ezeknek a céloknak az érdekében született. Legalábbis így kezdődik a normaszöveg...

A nem csak közbeszerzéssel foglalkozó, a megfogalmazott szándékkal egyetértő beszerzési szakembernek azonban a fenti felsorolásból éppen a lényeg hiányzik: a közpénzből finanszírozott kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos, egyértelműen meghatározott nemzetgazdasági, szervezeti és beszerzési cél. A nyilvánosság, az ellenőrizhetőség és az átláthatóság önmagában kevés a hatékonysághoz! A törvényt olvasva a beszerzési szakembernek olyan benyomása támad, hogy a jogalkotó nem volt kellően jártas a beszerzési szakmában, a törvény alkalmazása során pedig gyakorlati nehézségekbe ütközik, valamint szakmai felkészületlenséget, az alapvető piaci mechanizmusok figyelmen kívül hagyását, szervezési és tervezési hozzá nem értést, sok esetben pedig a felelősséggel nem párosuló hatáskörök hiányát tapasztalja.

Ez is egy szakma

Fel kell ismerni: a közbeszerzés nem önálló és főként nem jogi tudomány, hanem a beszerzési szakma egy nagyon fontos része, így szabályozását is a beszerzés korszerű módszereire kell építeni.

A magyar nyelven is elérhető, évekkel ezelőtt megjelent szakkönyvek az alábbiak szerint határozzák meg a beszerzést: „ ...a megfelelő minőségű anyag beszerzése a megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben, a megfelelő forrásból, a megfelelő áron.” (Baily-Farmer)

„A hagyományos értelmezés szerint a beszerzés feladata a működéshez szükséges anyagok megvásárlása. A kibővült értelmezés szerint beszerzésnek minősül minden kiadás (kivéve az adókat illetve a bér jellegű kiadásokat)” (Vörösmarty)

„Magában foglalja a beszerzés tervezését, a beszerzési stratégia kialakítását. A beszerzés feladata a megfelelő szállító kiválasztása, a szerződéskötés, a szállítók folyamatos ellenőrzése és fejlesztése, valamint a vállalat egyéb szervezeteivel kialakítandó tevékenység koordinációja. Ezek révén járul hozzá a beszerzés a vállalati eredményhez.” (Majoros)

A harmadik definícióban a vállalat lehet közpénzből vagy részben közpénzből finanszírozott szervezet vagy gazdasági társaság is.

Az érdeklődő további meghatározásokat találhat és a korszerű megoldások mellett szakmánk alapvetéseiről is olvashat Vörösmarty Gyöngyi és Tátrai Tünde közelmúltban megjelent Beszerzés című könyvében.

Évi 1400-1700 milliárd sorsa

A statisztikák szerint hazánkban évente hozzávetőlegesen 1400-1700 milliárd forint értékben vállalunk kötelezettséget a lefolytatott közbeszerzési eljárások során. Ez a jelenleg hagyományos értelmezés szerinti érték is rendkívül sok pénz, azonban ha valamennyi közpénzből finanszírozott (beszerzési) kötelezettségvállalást számba vennénk, a fentinél is nagyobb értéket kapnánk.

Az elmúlt közel 10 évben több fórumon volt alkalmam beszélgetni a közpénzek költéséről. Kivétel nélkül minden beszélgetést kritikai hangnem jellemzett, és egyetértés volt abban, hogy a rendszer teljesítménye jelentősen javítható. Sajnos ezek a beszélgetések többnyire a kritika megfogalmazásával véget is értek, pedig a probléma jelzésén túl a szakmának megoldásokat is kell javasolnia!

Az elmúlt évtizedek gazdaságpolitikája nehéz örökség a jelen és a jövő generációinak. Jelentős hatékonyságjavulást a nagy rendszerek többször beharangozott, ésszerű átalakításával lehetne elérni, ami szervezési, kommunikációs és politikai feladat, de ez az átalakítás a beszerzésekre közvetlen hatással csak bizonyos idő elteltével lesz. Ennél lényegesen kisebb politikai és egyéb kockázata van a közpénzből finanszírozott költések racionalizálásának - költéseink ésszerűsítése önmagában is jelentős megtakarításokhoz vezetne, ráadásul belátható időn belül.

A jól felkészült, megfelelő felelősségi és hatáskörrel felruházott beszerzési szervezetek jelentős mértékű pozitív hatást gyakorolhatnának közpénzeink költésére. Napjainkban azonban az erős jogi hatás és a beszerzés szakmai ismereteinek a hiánya miatt a közbeszerzési szférában a beszerzés stratégiai szerepe nem érvényesül.

Ami hiányzik

Az alábbiakban a jelenlegi közbeszerzési gyakorlat legfőbb hiányosságait ismertetem.

1. Szaktudás hiánya: Univerzális (köz)beszerzési szakemberekre van szükség. Az eredményes munkavégzéshez ugyanis beszerzési, eljárás-technikai, jogi, pénzügyi-gazdálkodási, projekt menedzseri, tárgyalástechnikai és angol nyelvi ismeretek is kellenek. Ehhez tanulásra, szervezett és egyéni képzésekre, valamint benchmarkokra van szükség, ami nyitottsággal és a munkáltató támogatással valósítható meg.

2. Tervezési hiányosságok: A közpénzből finanszírozott szervezetek nagy részénél hiányoznak a valós stratégiai és középtávú tervek, az éves és időszaki tervek több irányú megalapozottsága, valamint a tulajdonosi szemlélet. A beszerzési szervezeteket általában nem vonják be a tervezésbe, és a valóság sok esetben jelentősen eltér a tervezettől. Tervezéskor a beszerzési eljárásokat gyakran nem hangolják össze más eljárásokkal vagy szervezetekkel. A megfelelő költésirányú tervezéshez hiányoznak vagy csak részlegesen állnak rendelkezésre a szükséges szoftverek és hardverek.

3. Szervezési és szabályozási hiányosságok: Az alapvető jogi kereteket a jogszabályi környezet, azon belül leginkább a mindenkor hatályos közbeszerzési törvény határozza meg. Az ajánlatkérői és az ajánlattevői oldal, de a társadalom is sokat vár az új közbeszerzési törvénytől, melyet reményeink szerint kellő alapossággal készít elő a jogalkotó.

A törvény azonban csak egy keret, melyet szervezeti szinten testre kell szabni. Jól, az adott szervezet tevékenységéhez illesztve kell megválasztani a megfelelő beszerzési eszközöket és kialakítani a gyakorlatban alkalmazott munkafolyamatokat. Jelenleg ahány szervezet, annyiféle (köz)beszerzési szabályozás létezik, melyekre csak elvétve találunk elérhető mintákat, benchmarkokat, etikai alapelveket és közkinccsé tett legjobb gyakorlatokat. Hiányoznak a jól működő, központosított beszerzési szervezetek, valamint a felállításukhoz szükséges rendszerezett és minősített alapvető információk.

Különösen válság idején érdemes elgondolkozni azon, hogy a kötelezettségvállalásokat előkészítő beszerzési szervezeteket - akár csak ideiglenesen is - törzskari szintre emeljék. A stratégiai irányok kijelölését követően, megfelelő felkészültség és hatáskör esetén ezek a szervezetek képesek leginkább hatni a költésekre. Törzskari felépítés esetén a beszerzési szervezet nehezebben befolyásolható, és a beszerzések is átláthatóbbak.

4. Piackutatás és piacismeret hiánya: A szállítói és vevői, valamint a helyettesítő termékek piacának alapos ismerete nélkül nem lehet jó szerződést kötni! Napjainkban a közbeszerzési szektorban piackutatásra jellemzően ABC analízis szerinti A és B kategóriás és Kraljic-mátrix szerint vélelmezhetően szűk keresztmetszetű és stratégiai termékek/szolgáltatások beszerzése esetén sem kerül sor! Az elérhető nemzetközi benchmarkok itthon alig ismertek, de erre a célra készített, karbantartott és gyakorló közbeszerzők által elérhető hazai adatbázis sem létezik.

5. Gyenge IT támogatás: Az általános hardveres és szoftveres hiányosságok mellett szinte mindenhol hiányoznak a versenyszférában jól bevált beszerzési célszoftverek. Nincsenek sem a nemzetgazdasági, sem a vállalati (vállalatcsoporti) költések csökkentése érdekében kialakított adatbázisok, hiányoznak az adattárházak és a döntéseket támogató szoftverek is. A fenti hiányosságokból adódóan az alkalmazottak között csak elvétve találhatóak ezeket megfelelően karbantartani és használni tudó szakemberek.

A beszerzési helyzetek a beszerzési tárgytól és szituációtól függően osztályozhatóak ugyan, de rendkívül sokfélék, és a konkrét versenyt megelőzően nem mindig jelezhetőek előre. Ennek a problémának a kezelésére a beszerzési szakma gazdag eszközrendszerrel rendelkezik. A versenyszférában a beszerzési munka a külső piaccal való kapcsolat irányítására is kiterjed - a hatékonyság érdekében ennek lehetőségét a közbeszerzési gyakorlatban is biztosítani kell.

A fenti hiányosságok elsősorban nem a jog eszközeivel orvosolhatóak. A beszerzés, így a közbeszerzés is gazdálkodási menedzsment tevékenység, melyet a gazdaságtudományok írnak le - a lényege ugyanis a pénzekkel és más erőforrásokkal való jó gazdálkodás.

A profitorientált vállalatok menedzsmentjének az erőforrások hatékony felhasználását kell biztosítania. A versenyszférában az elmúlt 10-15 évben azért erősödött meg a beszerzési szakma, mert felsővezetői támogatást kapott.

Biztos vagyok abban, hogy a közbeszerzési szférában, stratégiai gondolkozással, megfelelő szervezéssel, erőforrásainkkal történő felelős gazdálkodással, naprakész szaktudással, korszerű beszerzési módszerek és eszközök alkalmazásával, valamint az ezt támogató szabályozási környezettel nemzetgazdasági szinten százmilliárdos megtakarítás érhető el.