Home office esetén sem állhat meg az élet

További Brand and Content cikkek

A koronavírus miatt, egyre több cég teszi kötelezővé az otthoni munkavégzést. Ez egyrészt a munkavállalók érdeke is, hisz így tudja legjobban megóvni alkalmazottait, másrészt a vírus terjedését is vissza lehet szorítani azzal, ha munkába járás, tömegközlekedés helyett senki sem mozdul ki otthonról. Bizonyos cégek és munkakörök esetében könnyű az átállás - akinek “csak” egy számítógép és internet kell a munkájához, annak lényegében mindegy, hogy helyileg hol helyezkedik el a munkaállomása. A mezőgazdaságot és a gyártást nem lehet a szántóföldről vagy az üzemből a lakásba költöztetni – de a két véglet között még sok átmenet létezik oktatástól könyvelésig.

„ Ha otthon vagyunk, akkor az azt jelenti, hogy nem megyünk ki az ajtón”, ezért mindent házon belül kell megoldani. A bevásárlás ma már egyszerű, hisz mindent házhoz tudnak hozni a nagyobb, de egyes kisebb élelmiszerláncok is. A bolti és az éttermi rendelés esetén is dolgoznak a szolgáltatók azon, hogy minél kevesebb érintkezésre legyen szükség (pl. csak online fizetésre van mód), de akár gyógyszert is rendelhetünk online.

Azzal kapcsolatban, hogy munkavállalóként miként lehet jól és hatékonyan otthonról dolgozni, az Index is összeszedett néhány hasznos tanácsot. Például fontos tudatosítanunk magunkban, hogy az otthonunk hirtelen a munkahelyünk is lett, és bármennyire is kényelmes(nek tűnik) ágyban fekve dolgozni, valójában nagyon nem ajánlott. Inkább pszichésen fontos tipp, hogy öltözzünk át reggelente: nem kell öltönyben parádézni otthon, de a munkahelyünkön sem pizsamában dolgozunk, érdemes megtalálni az arany középutat.

Az is hasznos tanács, hogy jelöljünk ki egy ideiglenes munkaállomást a lakásban. Ahogy a munkahelyünkön is megvan a saját helyünk, úgy otthonunkban is érdemes kinevezni egy területet, ahol elvégezhetjük munkaköri leírásunknak megfelelő teendőinket.

A home office egyik veszélye az, hogy otthoni tevékenységekbe is belekezdünk munka közben, pedig fontos, hogy ne csináljunk semmi olyat, amit amúgy a munkahelyünkön se csinálnánk. Ugyan csábító, hogy ott van a nappaliban a tévé, „csak a háttérben duruzsol valami, oda se kell figyelni”, de hirtelen azon kaphatja magát az ember, hogy már a harmadik Jóbarátok epizódot nézi. Az egyéb házi teendőkkel is hamar túlzásokba lehet esni. Hirtelen több idő megy el mosásra, teregetésre, mosogatásra, főzésre, mint a munkahelyen beiktatott szünetek alatti kávézásokra.

Amennyiben otthonról dolgozunk, nem árt megoldanunk, hogy megkapjuk a fizetésünket! Ez leginkább azoknak lehet kiemelten probléma, akik havonta vagy projektenként beszámláznak egy-egy cégbe. Itt alternatívát kell találni, hogy számlatömbök kitöltögetése, majd postázgatás helyett elektronikusan történjen minden. A legegyszerűbb, ha online számlázási rendszert használ az ember, majd az elektronikusan kiállított számlát csak elküldi e-mailben a megfelelő helyre.

A teljesítési igazolások aláírása is nehézkesebb így, de erre megoldás lehet például az e-aláírás.

Eddig nagyon hétköznapi, főként munkavállalói oldalról vizsgáltuk a karantént. Közben azzal is érdemes tisztában lenni, hogy bizonyos munkákat nem lehet hazavinni - földművelést nehéz laptopról elvégezni, amíg nincsenek mindenhol önjáró traktorok. Az viszont mindenképp kerülendő cél lehet, hogy egy cég leálljon hosszú hetekre, hónapokra. Talán itt az ideje átszervezni a folyamatokat, sőt, a karantén utáni időkre is fel kell készülni, amikor várhatóan a világjárvány okozta kieséseket majd mindenki túlkompenzálva akarja behozni.

Egy vezetőnek érdemes lehet előre üzleteket kötni, jóváhagyni bizonyos megrendeléseket – ilyen esetekben nélkülözhetetlen, hogy az aláírási joggal rendelkező személy alá tudja írni a megfelelő dokumentumokat. Ennek a legegyszerűbb, legbiztonságosabb és jogilag egyetlen elfogadott formája a digitális térben az e-aláírás.

Aláírás otthonról: nem a jövő, már 25 éve létezik

A NETLOCK már több mint negyed évszázada foglalkozik elektronikus aláírásokkal és kimondottan a járvány okozta karanténra is van megoldása. A rendszer egyszerű, a felhasználó igényel – akár távolról – egy e-aláíró tanúsítványt melynek során az aláíró személy számára - szigorúan védett és ellenőrzött keretek között - létrehoznak egy digitális identitást. A tanúsítvány kiállítását követően az online aláíró portálra belépve fel kell tölteni az aláírni kívánt elektronikus dokumentumot, amit az e-aláírást követően már lehet is küldeni tovább az érintett félnek joghitelesen aláírva, aki PDF formátumban fogja megkapni, és látni, hogy XY aláírta az elektronikusan. Mindez beépíthető nagyobb vállalati rendszerekbe és folyamatokba is. Az e-aláírás egy személyes, digitális ujjlenyomat, ami az adott dokumentum kódjába van „beleégetve”. Az így létrehozott dokumentum hitelessége tökéletesen megegyezik a hagyományosan aláírt verzióéval. A lehetőség mindkét fél számára elérhető akár okostelefonról is.

Persze szkennelni és faxolni is lehet (már akinek elérhető ez a lehetőség otthon), de ezekben az esetekben az eredeti példányokat meg kell őrizni, majd a karantén végével a megfelelő mappákba téve kell őket rendszerezni az irodában és még el is kell juttatni a másik félhez. Az e-aláírás a hagyományosnál egyszerűbb és környezettudatosabb megoldás is, hisz nem kell hozzá se papír, se toll, sem személyes megjelenés. Külön szoftvert sem kell telepíteni, hiszen egy webes felületen online szignózhatjuk a szükséges dokumentumokat - az ára pedig csak havi 2000 forint körül van.

Somkuti András, a Docler Holding elnök-vezérigazgatója, egyben a holdinghoz tartozó e-aláírás specialista NETLOCK ügyvezetője elmondta, hogy sok cég most nem lisztet, cukrot, wc papírt, hanem e-aláírást vásárol dolgozóinak, így felkészítve vállalatát karantén esetén is a folyamatos működésre.

“A járványra készülve minden cég elsődlegesen arra törekszik, hogy a dolgozók egészségét megóvja. Éppen ezért tömegesen rendelik el az otthoni munkavégzést, ezt támogatandó pedig az aláírási joggal kollégáknak tömegével váltják ki az e-aláíró tanúsítványokat, hogy otthonról is képesek legyenek bármilyen dokumentumot, szerződést vagy megrendelést jogilag elfogadott módon digitálisan hitelesíteni. Van mód távolról olyan e-aláírást is igényelni, amely Magyarországon korlátozás nélkül használható, de az uniós szinten elfogadott tanúsítványhoz már személyesen kell akkreditálni az ügyfeleket. Ez utóbbit akár úgyis, hogy az azonosítás az ügyfélszolgálatunk helyett a partner telephelyén történik, mindkét esetben a lehető legkörültekintőbb biztonsági előírások mellett. Nem túlzás azt állítani, megrohamoztak minket az ügyfelek, és mivel mindenkinek szeretnénk segíteni, kitartunk amíg lehet, de érdemes gyorsan lépni, mert napról napra változik a helyzet.”

Tendereket szignálva beadni, NAV vagy munkaügyi dokumentumokat, szerződéseket illetve teljesítési igazolásokat aláírni karantén idején is kell. A félmegoldások helyett az e-aláírás jó alternatívája lehet a papírnak és nem csak most, hanem később is, amikor a normál üzletmenet mellett időt, papírt, költséget lehet vele megtakarítani.

A cégek leállásának idején nem túl hatékony módszer (mely egyébként is komplikált és költséges), hogy fontos dokumentumokat futárokkal küldünk el aláírásra partnereinknek. A hagyományos üzletkötési módszerek nem fognak most működni, itt az ideje lépni a jelenben és jövőben működő megoldások felé.

Az e-aláírás amellett, hogy hatékonyabbnak és gyorsabbnak is tűnik - hiszen a vezető tömegesen is képes egyszerre akár több száz szerződés aláírására – még zöldebb is, mintha mindig, mindent papíron írna alá. Nem is beszélve arról, hogy egy vállalatvezető életében mennyi időt tölt azzal, hogy szerződés halmokat szignál.

Gattyán György: a Doclernél is igyekszünk felkészülni, segíteni a dolgozóinkat és a cégcsoportot

„Akár más nemzetközi nagyvállalatok, mi is figyeljük a híreket, igyekszünk felkészülni, segíteni dolgozóinkat és a cégcsoportot a járványhelyzettel összefüggésben. Ettől függetlenül a cégcsoportban minden vezetőnk tud elektronikusan aláírni, továbbá számos belső és külső folyamatban alkalmazzuk is a megoldást. Válságtervünkben is szerepet kap ez a digitális eszköz”

– mondta el Gattyán György, a Docler Holding alapító tulajdonosa.

Munkáltatóként is kötelesek vagyunk fizetni a rezsit, a beosztottak telefonszámláját, az iroda, műhely bérleti díját, közüzemi számláit és így tovább. Karantén esetén itt is probléma, de minimum kényelmetlenség lehet a csekkek befizetése. Ha eddig nem tettük, érdemes most online fizetési rendszerre átállni, így interneten keresztül el tudjuk intézni minden közüzemi számla és adó befizetését, részletek rendezését, az rajtunk múlik, hogy utalással, csoportos megbízással, vagy bankkártyás fizetéssel. A karantén után sem érdemes visszatérni a régi hagyományokhoz, az online fizetési lehetőségek gyorsabbak és egyszerűbbek, mint a kitöltött sárga csekkel bemenni a postára és ott sorban állni.

A fentiekhez szükségünk van valamire, ami nélkül ma már nehezen lehet megoldani az otthoni létet. Ez nem más, mint az internet és persze ehhez kapcsolódóan az internetezéshez szükséges eszközök köre. Diákoknak és szülőknek már csak a március 16-tól érvényes digitális távoktatás érvénybe lépése miatt is szükségszerű a házi IT részleg felturbózása.

Szükség lehet nagy sávszélességű mobilnetre - amit már több szolgáltató is rendelkezésre bocsátott előfizetőinek - jó routerre, opcionálisan tabletre, laptopra, webkamerára, mikrofonra, zajszűrő fejhallgatóra. Mindezek jól jöhetnek online megbeszélések esetén, akkor, ha neten tanulnak a fiatalok, vagy a családtagokkal, üzleti partnerekkel szeretnénk tartani a kapcsolatot.

BRAND & CONTENT

A cikket a Brand & Content készítette a Netlock megbízásából, nem az Index szerkesztősége. Arról, hogy mi is az a támogatói tartalom, itt olvashat részletesebben.